Problemau Galw Cynhadledd Sain a Sut i Gyfeirio Ei Mawrhydi
Mae galwadau cynadledda sain yn ymddangos yn ddiddorol pan fyddwch chi'n meddwl y manteision a gânt ar gyfer eich busnes neu gyfarfodydd cymdeithasol. Ond pan fyddwch chi'n meddwl am y materion sy'n gysylltiedig â'u sefydlu a rhedeg yn llyfn, byddwch yn sylweddoli'n fuan bod cymryd rhan mewn un neu ddaliad yn eithaf heriol. Wrth drefnu galwad cynadledda, mae yna nifer o faterion y mae'n rhaid i chi eu cynnwys yn eich cynllunio, er mwyn osgoi problemau a all ei gwneud yn fethiant.
1. Sŵn Cefndirol
Dyma unrhyw sŵn sy'n dod o gyfranogwr ar wahān i'w llais, fel cadeiriau yn cerdded, pobl yn sgwrsio y tu ôl iddyn nhw, synau peiriannau, synau papur ac ati. Rydych chi'n cael y synau hyn yn bennaf gyda chyfranogwyr sy'n defnyddio VoIP , gan fod y ffôn llaw traddodiadol wedi neilltuo a byr meicroffonau, ond mae VoIP yn gweithio gyda meicroffon sy'n cael ei gludo gan ddyfais sy'n fwy synhwyrol. Enghraifft yw'r system set microffon sydd â'r rhan fwyaf o'r cyfrifiaduron gliniadur diweddaraf gennych. Mae rhai pobl yn cymryd rhan mewn cynadleddau gan ddefnyddio'u dyfeisiau yn ddi-law.
Yr unig ffordd i unioni'r sefyllfa hon yw sicrhau bod y cyfranogwyr yn ymwybodol o'r aflonyddwch y maent yn ei achosi, a gellid gwneud hynny trwy gyfathrebu cyn y galw cynhadledd. Er enghraifft, fel y trefnydd, efallai y byddwch am ddosbarthu e-bost ar yr etiquettes ar gyfer alwad cynhadledd cyn y sesiwn.
2. Echo
Gall echo fod yn rhan o sŵn cefndir, ond mae'n fwy technegol na hynny. Efallai y bydd rhywun sy'n cymryd rhan yn y gynhadledd yn cael amodau gyda'u ffôn neu efallai y bydd yn defnyddio ffôn nad oes ganddo ddileu adleisio. Darllenwch fwy ar sut i roi'r gorau i gynhyrchu adleisio .
Fel rheol gofynnir i rywun sydd ag adleisio hongian. Felly eto, mae ymwybyddiaeth briodol ar rai materion technegol gyda'r ffonau ac offer arall a ddefnyddir mewn alwad cynhadledd yn bwysig ymlaen llaw.
3. Rheoli Presenoldeb
Mewn alwad cynhadledd sain, byddwch yn defnyddio dim ond un o'ch synhwyrau yn unig: eich gwrandawiad. Ni fyddwch yn gweld pobl rydych chi'n siarad â nhw neu'n gwrando arnynt. Mae hyn yn golygu, oni bai eich bod yn cadw golwg ar bob cofnod ac ymadael yn eich alwad cynhadledd, efallai na fyddwch chi'n ymwybodol o bresenoldeb yn eich cynulleidfa unwaith y bydd yn ddwfn i'r gynhadledd.
Mae'r broblem hon wedi bod heb ddatrys hyd yn hyn ar gyfer cynadledda clywedol, hyd nes y datblygir offer sy'n caniatáu rhywfaint o reoli presenoldeb. Yr offeryn cyntaf sy'n rhoi hyn yw UberConference, lle gallwch weld pwy sy'n siarad pan fyddant yn gwneud hynny, pwy sydd yma a phwy sydd ddim, ac yn y blaen. Mae nifer o offer o'r fath wedi dod i ben yn ddiweddar, rhai â rhyngwynebau gweledol diddorol sy'n cynrychioli cyfranogwyr gydag eiconau.
4. Cerddoriaeth ar Gael
Fel arfer mae pobl yn priodi rhyngwyneb ffôn ar gyfer unigolion, ond byth yn achos galwadau cynadledda. Er y gallai fod yn braf i rywun sydd wedi'i ddal i glywed rhywfaint o gerddoriaeth, bydd yn bendant yn niwsans mewn alwad cynhadledd. Gall rhai cyfranogwyr roi'r gynhadledd yn ddal wrth fynychu rhywfaint o alwad neu dasg arall, gan ychwanegu awyrgylch rhythmig i'r gynhadledd. Yma eto, bydd yr ymgyrch ragarweiniol i gynyddu moeseg gynadledda o werth.
5. Arweinyddiaeth
Mewn rhai achosion, os nad oes gan grŵp arweinydd, bydd anhrefn yn arwain. Mae hyn yn debygol o ddigwydd mewn cynhadledd, yn enwedig un sy'n cynnwys materion synhwyrol, lle nad oes un person yn dal yr ymennydd. Dylai'r arweinydd hwnnw sicrhau bod pawb yn cael digon o amser i siarad, a sylw angenrheidiol. Dylent hefyd allu cael pethau'n ôl ar y trywydd iawn pe bai gwrthdaro yn rhwystredig neu'n llwyr.
6. Deunyddiau a Dogfennau
Mae llawer o gynadleddau, yn enwedig rhai busnes, yn cynnwys cyfeirio at ddogfennau, deunyddiau ac offer. Mae lledaenu gwybodaeth o'r fath yn anghywir yn achosi rhai cyfranogwyr i fod yn y tywyllwch ar rai pwyntiau, gan achosi anfantais. Felly, dylid cymryd gofal i ledaenu'r wybodaeth a'r dogfennau angenrheidiol i bob plaid ei gwneud yn ofynnol cyn i'r gynhadledd ddechrau. Ffordd arall a gwell yw defnyddio offer cydweithio ar-lein, lle bydd cyfeirio at y dogfennau a deunyddiau eraill nid yn unig yn oddefol, ond fe all hefyd fod yn gynhyrchiol yn ystod y sesiwn gweithio ar-lein.
7. Ansawdd Llais Gwael
Nid wyf yn cyfeirio at lais rhywun sydd â dolur gwddf yma, ond i lais rhywun sy'n defnyddio gwasanaeth ffôn sy'n cynnig ansawdd galwadau gwael. Yn awr, mae hyn yn digwydd yn aml gyda gwasanaeth VoIP, sy'n dibynnu ar nifer penodol o ffactorau , gan gynnwys lled band , defnyddio codecs , ffonau a dyfeisiau eraill a ddefnyddir. Yn anffodus, does dim llawer y gallwch chi ei wneud ynglŷn â hyn os ydych chi'n arweinydd y gynhadledd neu'r trefnydd. Mae angen i'r cyfranogwr sy'n dioddef o ansawdd llais gwael wella pethau ar eu hochr.