Yn dibynnu ar y fersiwn o Microsoft Office rydych chi'n ei ddefnyddio, gall gynnwys amrywiaeth o geisiadau. Yn nodweddiadol mae'r cynnig sylfaenol yn cynnwys Word, Excel, PowerPoint ac Outlook. Ymddengys nad yw PowerPoint yn cynnig unrhyw sicrwydd cynhenid, ond mae Word, Excel, ac Outlook i gyd yn darparu rhywfaint o amgryptio.
Sicrhau Dogfennau Word
Ar gyfer dogfennau Microsoft Word (Word 2000 a newydd), gallwch ddewis lefel uwch o ddiogelwch wrth arbed ffeil. Yn hytrach na chlicio ar "Save", cliciwch ar Ffeil , yna Save As a dilyn y camau hyn:
- Cliciwch ar Tools yng nghornel dde uchaf y blwch deialog achub ffeil
- Cliciwch ar Opsiynau Diogelwch
- Mae'r blwch Opsiynau Diogelwch yn darparu amrywiaeth o opsiynau:
- Gallwch chi roi cyfrinair yn y blwch nesaf at Gyfrinair i agor os ydych yn dymuno i'r ffeil fod yn gwbl anhygyrch heb y cyfrinair
- Yn Word 2002 a 2003, gallwch glicio ar y botwm Uwch wrth ymyl y blwch cyfrinair i ddewis lefel uwch o amgryptio sydd hyd yn oed yn anoddach i dorri i mewn
- Gallwch chi roi cyfrinair yn y blwch nesaf at Gyfrinair i addasu os yw'n iawn i eraill agor y ffeil, ond rydych chi eisiau cyfyngu pwy all wneud newidiadau i'r ffeil
- Mae gwaelod y blwch Opsiynau Diogelwch hefyd yn darparu rhai dewisiadau i ddiogelu preifatrwydd y ddogfen:
- Dileu gwybodaeth bersonol o eiddo ffeil ar achub
- Rhybuddiwch cyn argraffu, arbed neu anfon ffeil sy'n cynnwys newidiadau neu sylwadau olrhain
- Storio rhif ar hap i wella cywirdeb uno
- Gwnewch farc cudd yn weladwy wrth agor neu arbed
- Cliciwch OK i gau'r blwch Opsiynau Diogelwch
- Dewiswch enw ar gyfer eich ffeil a chliciwch Save
Sicrhau Excel Ffeiliau
Mae Excel yn cynnig arddull diogel iawn i Microsoft Word. Cliciwch ar File , Save As a dilynwch y camau hyn:
- Cliciwch ar Tools yng nghornel dde uchaf y blwch deialog achub ffeil
- Cliciwch ar Opsiynau Cyffredinol
- Gallwch chi roi cyfrinair yn y blwch nesaf at Gyfrinair i agor os ydych yn dymuno i'r ffeil fod yn gwbl anhygyrch heb y cyfrinair
- Gallwch glicio ar y botwm Uwch wrth ymyl y blwch cyfrinair i ddewis lefel uwch o amgryptio sydd hyd yn oed yn anos i'w dorri i mewn
- Gallwch chi roi cyfrinair yn y blwch nesaf at Gyfrinair i addasu os yw'n iawn i eraill agor y ffeil, ond rydych chi eisiau cyfyngu pwy all wneud newidiadau i'r ffeil
- Cliciwch OK i gau'r blwch Opsiynau Cyffredinol
- Dewiswch enw ar gyfer eich ffeil a chliciwch Save
Sicrhau Ffeiliau PST Outlook
Mae'r arwyddion digidol ac amgryptio gwirioneddol o negeseuon e-bost sy'n dod i mewn neu allan a'u atodiadau ffeiliau yn fater ar wahân cyfan a fydd yn cael ei egluro amser arall. Fodd bynnag, os ydych yn allforio data o'ch ffolderi Microsoft Outlook i mewn i ffeil PST, gallwch ychwanegu amddiffyniad i sicrhau nad yw'r data yn hygyrch gan eraill. Dilynwch y camau hyn:
- Cliciwch ar File
- Dewis Mewnforio ac Allforio
- Dewiswch Allforio i ffeil a chliciwch Next
- Dewiswch ffeil folder (.pst) Personol a chliciwch Next
- Dewiswch y ffolder neu'r ffolderi yr hoffech eu hallforio (a dewiswch y blwch i gynnwys is-ddalennau os dymunwch) ac yna cliciwch ar Nesaf
- Dewiswch lwybr allbwn ac enw ffeil a dewiswch un o'r opsiynau ar gyfer eich ffeil allforio, yna cliciwch Finish
- Ailosod dyblygu gydag eitemau allforio
- Caniatáu i eitemau dyblyg gael eu creu
- Peidiwch ag allforio eitemau dyblyg
- O dan Gosodiad Amgryptio , dewiswch un o'r opsiynau canlynol
- Dim amgryptio
- Amgryptio cywasgedig
- Amgryptio uchel
- Ar waelod y sgrîn, rhowch gyfrinair i'w ddefnyddio i agor y ffeil PST wedi'i amgryptio (rhaid i chi nodi'r un cyfrinair yn y ddau flychau i wirio eich bod wedi sillafu'r cyfrinair fel y bwriadoch chi, neu fel arall efallai na fyddwch yn gallu agor eich hun ffeil)
- Dewis a yw Cadw'r cyfrinair hwn yn eich rhestr cyfrinair ai peidio
- Cliciwch OK i gwblhau'r allforio ffeil
(Golygwyd gan Andy O'Donnell)