Netiquette Dylech Chi Gwybod
Er bod pawb yn defnyddio e-bost am o leiaf rai cyfathrebu busnes bob mis, bydd rhai ohonom yn defnyddio e-bost fel offeryn dyddiol i wneud ein gwaith proffesiynol. Byddwn yn defnyddio e-bost i gyfathrebu â chwsmeriaid, cyd-dîm, uwchbenion, a thaliadau newydd posibl neu gyflogwyr newydd posibl. Ac ie, bydd y bobl hyn yn ein barnu trwy ein gallu i greu neges ysgrifenedig glir a phroffesiynol.
Mae eicon e-bost, neu 'netiquette', wedi bod o gwmpas ers 27 mlynedd o'r We Fyd-Eang. Mae Netiquette yn set o ganllawiau a dderbynnir yn eang ar sut i ddangos parch a chymhwysedd yn eich e-bost. Yn anffodus, mae yna bobl nad ydynt erioed wedi cymryd yr amser i ddysgu rhwydweithiau e-bost ar gyfer lleoliadau busnes. Hyd yn oed yn waeth: mae yna bobl sy'n drysu rhwydweithiau e-bost gyda'r arddull negeseuon testun rhydd ac anffurfiol.
Peidiwch â gadael i e-bost sydd wedi'i greu'n wael lai eich hygrededd gyda chwsmer neu uwch neu gyflogwr posibl. Dyma'r rheolau netiquette e-bost a fydd yn eich gwasanaethu'n dda, ac yn arbed ichi embaras yn y gweithle.
01 o 10
Rhowch y cyfeiriad e-bost fel y peth olaf a wnewch cyn ei anfon.
Mae hyn yn ymddangos yn wrth-reddfol, ond mae hon yn ffurf ardderchog. Rydych chi'n aros tan ddiwedd eich ysgrifennu a'ch profi prawf cyn i chi ychwanegu'r cyfeiriad e - bost at y pennawd e-bost. Bydd y dechneg hon yn arbed ichi embaras anfon neges yn rhy fuan cyn i chi orffen eich cynnwys a'ch prawf-ddarllen.
Mae hyn yn arbennig o feirniadol ar gyfer e-bost hirach sydd â chynnwys sensitif, fel cyflwyno cais am swydd, ymateb i gwestiwn cwsmer, neu gyfathrebu newyddion drwg i'ch tîm. Yn yr achosion hyn, mae gohirio'r cyfeiriad e - bost yn ychwanegu diogelwch pan fydd angen i chi gamu oddi ar eich e-bost am gyfnod i gasglu'ch meddyliau ac ymarfer eich geiriau yn eich meddwl.
Os ydych chi'n ymateb i e-bost, ac rydych chi'n ystyried bod y cynnwys yn sensitif, yna dylech ddileu cyfeiriad e-bost y derbynnydd dros dro nes eich bod yn barod i'w anfon, ac yna ychwanegwch y cyfeiriad yn ôl. Fe allech chi, fel arall, dorri a pasio cyfeiriad e-bost y derbynnydd i mewn i ffeil Notepad neu dudalen OneNote, ysgrifennwch yr e-bost, a thorri a throi'r cyfeiriad e-bost yn ôl.
Credwch ni ar hyn: llinell gyfeiriad e-bost gwag tra bydd yr awdur yn arbed galar sylweddol i chi un diwrnod!
02 o 10
Gwiriwch driphlyg eich bod yn anfon neges e-bost at y person cywir.
Mae hyn yn arbennig o bwysig os ydych chi'n gweithio mewn cwmni mawr neu adran lywodraethol. Pan fyddwch yn anfon e-bost sensitif i 'Mike' neu 'Heather' neu 'Mohammed', bydd eich meddalwedd e-bost yn dymuno teipio'r cyfeiriad llawn i chi yn rhagamcanol. Bydd gan enwau poblogaidd fel hyn lawer o ganlyniadau yn llyfr cyfeiriadau eich cwmni , ac fe allech chi ddamwain anfon posteriad yn ddiweddarach i'ch is-lywydd, neu ateb cyfrinachol i bobl i lawr mewn cyfrifyddu.
Diolch i'r rheol netiquette # 1 uchod, rydych chi wedi gadael eich cyfeiriad i'r diwedd, felly dylai'r cyfeiriad e - bost y derbynnydd fynd yn ddidrafferth â'ch cyfeiriad e - bost fel y'ch cam olaf cyn anfon!
03 o 10
Osgoi 'Ymateb i Bawb', yn enwedig mewn cwmni mawr.
Pan fyddwch yn derbyn darllediad a anfonir at dwsinau o bobl, mae'n ddoeth ateb yr anfonwr yn unig. Mae hyn yn arbennig o wir os yw cwmni'n darlledu gyda rhestrau dosbarthu mawr.
Er enghraifft: mae'r rheolwr cyffredinol yn anfon negeseuon e-bost i'r cwmni cyfan am barcio yn y lot deheuol, ac mae'n gofyn i bobl barchu'r stondinau rhifedig a neilltuedig y mae gweithwyr yn talu amdanynt. Os ydych chi'n clicio 'ateb i bawb' ac yn dechrau cwyno bod gweithwyr eraill yn ymlacio ar eich cerbyd personol ac yn crafu'ch paent, gallech brifo eich datblygiad gyrfa trwy ddod yn gwmni shmuck.
Nid oes neb eisiau derbyn negeseuon nad ydynt yn berthnasol iddynt . Hyd yn oed yn fwy felly, does neb yn gwerthfawrogi cwyno i'r grŵp neu glywed am eich cwynion personol a ddarlledwyd mewn fformat darlledu.
Osgowch y faux pas hwn a defnyddiwch ateb unigol i'r anfonwr fel eich gweithred rhagosodedig. Yn bendant gweler Rheol # 9 isod hefyd.
04 o 10
Defnyddiwch gyfarchion proffesiynol yn lle ymadroddion cydymffurfiol.
Y ffordd orau o gychwyn e-bost proffesiynol yw rhyw fersiwn o'r canlynol:
1. Prynhawn da, Ms. Chandra.
2. Helo, tîm prosiect a gwirfoddolwyr.
3. Hi, Jennifer.
4. Bore da, Patrick.
PEIDIWCH, o dan unrhyw amgylchiadau, peidiwch â defnyddio'r canlynol i ddechrau e-bost proffesiynol:
1. Hei,
2. Sup, tîm!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Gall ymadroddion cydymffurfiol fel 'hey', 'yo', 'sup' ymddangos yn gyfeillgar ac yn gynnes i chi, ond maent mewn gwirionedd yn erydu eich hygrededd mewn lleoliad busnes. Er y gallwch chi, yn sicr, ddefnyddio'r colloquialisms hyn mewn sgwrs unwaith y bydd gennych berthynas ddibynadwy gyda'r person arall, mae'n syniad gwael i ddefnyddio'r geiriau hyn mewn e-bost busnes.
Yn ogystal, mae'n ddrwg i gymryd llwybrau byr sillafu, fel 'mornin'. Mae'n ddrwg iawn i adael enw rhywun (Jennifer -> Jen) oni bai bod y person hwnnw wedi gofyn i chi wneud hynny.
Fel gydag unrhyw gyfathrebu busnes deallus, mae'n anodd peidio â bod yn rhy ffurfiol ac yn dangos eich bod chi'n credu mewn etifedd a pharch.
05 o 10
Profi darllen pob neges, fel pe bai eich enw da proffesiynol yn dibynnu arno.
Ac yn wir, mae eich enw da yn cael ei ddatgymalu'n hawdd gan ramadeg gwael, sillafu drwg, a geiriau heb eu dewis.
Dychmygwch sut y bydd eich proffesiynoldeb yn cael ei daro os byddwch yn anfon yn ddamweiniol 'Mae angen i chi wirio'ch meth , Ala ' pan fyddwch wir eisiau dweud ' mae angen i chi wirio'ch mathemateg, Alma' . Neu os ydych chi'n dweud ' Gallaf wneud yn fuan ar yfory ' pan fyddwch yn golygu ' Gallaf wneud cyfweliad yfory '.
Profi darllen pob e-bost rydych chi'n ei anfon; gwnewch hynny fel pe bai eich enw da proffesiynol yn dibynnu arno.
06 o 10
Bydd llinell bynciol a chlir yn cyflawni rhyfeddodau (a'ch helpu i ddarllen).
Mae'r llinell bwnc yn deitl cyfathrebu a ffordd i grynhoi a tagio eich e-bost fel y gellir ei ddarganfod yn hwylus yn hwyrach. Dylai grynhoi'n glir y cynnwys ac unrhyw gamau a ddymunir.
Er enghraifft, llinell bwnc: nid yw 'coffi' yn glir iawn.
Yn hytrach, rhowch gynnig ar 'Ddewisiadau coffi staff: mae angen eich ymateb'
Fel ail enghraifft, mae'r llinell bwnc ' eich cais ' yn rhy annelwig.
Yn hytrach, rhowch gynnig ar linell bwnc gliriach fel: ' Eich cais am barcio: mae angen mwy o fanylion' .
07 o 10
Defnyddiwch y ddwy ffont clasurol yn unig: amrywiadau Arial a Times Roman, gydag inc du.
Gall fod yn demtasiwn ychwanegu wynebau a lliwiau ffont stylish i'ch e-bost i'w gwneud yn fflach, ond rydych chi'n well i ffwrdd â defnyddio 12-pt du neu 10-pt Arial neu Times New Roman. Mae amrywiadau tebyg fel Tahoma neu Calibri yn iawn, hefyd. Ac os ydych chi'n tynnu sylw at ymadrodd neu fwled penodol, yna gall inc coch neu ffont trwm fod o gymorth mawr wrth gymedroli.
Y broblem yw pan fydd eich negeseuon e-bost yn dechrau dod yn anghyson a heb eu ffocysu neu'n dechrau mynegi agwedd anffafriol ar eich rhan chi. Ym myd busnes, mae pobl eisiau cyfathrebu i fod yn ddibynadwy ac yn glir ac yn gryno, nid addurnol a thynnu sylw.
08 o 10
Osgoi sarcasm a thonau negyddol / snooty, ar bob cost.
Mae e-bost bob amser yn methu â chyfleu ymgyrchu lleisiol ac iaith gorfforol. Mae'n bosib y bydd yr hyn yr ydych chi'n ei feddwl yn uniongyrchol ac yn syml yn dod ar draws mor galed a chymedr unwaith y caiff ei roi i'ch e-bost. Bydd peidio â defnyddio'r geiriau 'os gwelwch yn dda' a 'diolch' yn achosi diffygion negyddol. Ac yr hyn yr ydych chi'n ei ystyried hi a allai hiwmor a golau mewn gwirionedd yn trosglwyddo fel cywilydd ac anwes.
Mae cyflawni tôn parchus a chydymdeimlad personol yn e-bost yn cymryd ymarfer a llawer o brofiad. Mae'n helpu pan fyddwch chi'n darllen yr e-bost yn uchel atoch chi'ch hun, neu hyd yn oed rhywun arall cyn i chi ei anfon. Os yw unrhyw beth am yr e-bost yn ymddangos yn gymedrol neu'n llym, yna ei ailysgrifennwch.
Os ydych chi'n dal i fod yn sownd â sut i gyfleu tôn rhywbeth mewn e-bost, yna ystyriwch o ddifrif codi'r ffôn a chyflwyno'r neges fel sgwrs.
Cofiwch: mae e-bost yn am byth, ac ar ôl i chi anfon y neges honno, ni allwch ei dynnu'n ôl.
09 o 10
Cymerwch y bydd y byd yn darllen eich e-bost, felly cynllunio yn unol â hynny.
Mewn gwirionedd, mae e-bost yn am byth. Gellir ei anfon ymlaen at gannoedd o bobl o fewn eiliadau. Gellir ei alw gan orfodi'r gyfraith a dylai archwilwyr treth fod ymchwiliad erioed. Gall hyd yn oed ei wneud yn y newyddion neu'r cyfryngau cymdeithasol.
Mae hon yn gyfrifoldeb eang a dychrynllyd, ond mae'n un yr ydym i gyd yn ei ysgwyddo: gallai yr hyn y byddwch chi'n ei ysgrifennu mewn e-bost yn hawdd ddod yn wybodaeth gyhoeddus. Dewiswch eich geiriau yn ofalus, ac os credwch fod yna unrhyw siawns y gallai eich mordwyo'n ôl, yna ystyriwch o ddifrif nad ydych yn anfon y neges o gwbl.
10 o 10
Dylech bob amser ddod i ben gyda 'diolch' clasurol byr a bloc llofnod.
Mae pŵer niceties fel 'diolch' a 'os gwelwch yn dda' yn anferth. Hefyd, mae'r sawl eiliad ychwanegol i gynnwys eich bloc llofnod proffesiynol yn siarad cyfrolau am eich atyniad i fanylion, a'ch bod yn cymryd perchnogaeth o'ch cyfathrebiadau trwy stampio eich enw a'ch gwybodaeth gyswllt.
Helo, Shailesh.
Diolch am eich ymholiad i'n gwasanaethau brodwaith yn TGI Sportswear. Byddwn yn falch iawn o siarad â chi ar y ffôn i ddweud mwy wrthych am ein dewisiadau siacedi chwaraeon ar gyfer eich tîm. Gallem hefyd eich bod chi wedi ymweld â'r ystafell arddangos yn ddiweddarach yr wythnos hon, a gallaf ddangos eich samplau chi yn bersonol.
Pa rif allaf eich galw chi? Rydw i ar gael i siarad ar ôl 1:00 pm heddiw.
Diolch,Paul Giles
Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cleientiaid
TGI, Corfforedig
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Eich brand yw ein ffocws"