A yw'n Syniad Da?
P'un a ydych chi'n defnyddio cyfrif e-bost eich cwmni i anfon negeseuon e-bost personol yn bennaf i'r cwmni. Eich cyflogwr yw sefydlu polisïau a chanllawiau sy'n rheoli'r defnydd o'u hadnoddau rhwydwaith. Dylai cyflogwyr fod â chyflogeion yn darllen ac yn cytuno i Bolisi Defnydd Derbyniol (AUP) sy'n amlinellu'r hyn a ganiateir a beth nad yw cyn eu galluogi i gael mynediad at adnoddau rhwydwaith.
Beth am ddefnyddio'ch cyfrif e-bost personol i gynnal busnes?
Unwaith eto, yr ateb yw nad yw'n ddoeth yn ôl pob tebyg. A oes gan eich cyfrif e-bost personol yr un rheolau cyfrinachol llym â'ch cyfrif e-bost cwmni? A yw'r cyfathrebiadau rhwng eich cyfrifiadur a gweinyddwyr darparwr e-bost personol yn cael eu sicrhau neu eu hamgryptio mewn rhyw ffordd? Os ydych chi'n anfon gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol, a ellir ei gipio, neu a fydd copi yn cael ei cacheuo neu ei storio ar y gweinyddwyr e-bost?
Yn ychwanegol at y cwestiynau hyn, os yw eich cwmni'n dod o dan orchmynion cydymffurfio fel Sarbanes-Oxley (SOX) mae yna ofynion ynglŷn â diogelu a chadw cyfathrebu e-bost sy'n gysylltiedig â'r cwmni. Os ydych chi'n gweithio i asiantaeth y llywodraeth, mae yna gyfle da bod eich cyfathrebiadau yn ddarostyngedig i ryw fath o reolau Rhyddid Gwybodaeth. Yn y naill achos neu'r llall, byddai anfon gwybodaeth swyddogol ar eich cyfrif personol yn ei osod y tu allan i'r rheolaethau sydd ar waith i warchod a chadw cyfathrebu e-bost. Mae gwneud hynny nid yn unig yn groes cydymffurfio, ond mae hefyd yn rhoi golwg bwriadol ymgais i fethu'r system ac yn cuddio'ch cyfathrebiadau yn gudd.
Nid oes gwell enghraifft o pam y mae cymysgu e-bost personol gydag e-bost gwaith yn syniad ofnadwy na defnydd Hillary Clinton o weinyddwr e-bost preifat yn ystod ei hamser fel Ysgrifennydd Gwladol. Dyma un o'r achosion mwyaf cyhoeddus pam na ddylech chi wneud rhywbeth fel hyn. Nid yn unig y mae'n mynd yn erbyn polisi'r llywodraeth. Nid syniad da yn unig oherwydd nad yw cyfrifon e-bost personol fel arfer yn agos at faint o fesurau diogelwch technegol y mae systemau'r llywodraeth yn eu gwneud. Nid yw systemau'r llywodraeth yn berffaith, ond fel arfer maent yn cael eu cyflunio mewn ffordd sy'n ceisio lleihau bygythiadau diogelwch.
Ar ochr arall yr iseldell, dysgodd un enwebai Is-Lywyddol Gweriniaethol Sarah Palin, cyn-Lywodraethwr Alaska, y ffordd galed nad yw cyfrifon e-bost personol yn darparu'r un lefel o ddiogelwch â system e-bost llywodraeth Alaskan. Llwyddodd grŵp yn galw eu hunain yn 'anhysbys' i fynd i mewn i gyfrifon post personol Yahoo. Gwnaeth 'anhysbys' lond llaw o'r negeseuon e-bost yn gyhoeddus, yn fwy neu lai i brofi eu bod wedi gwirioni'r cyfrif. Ymddengys bod rhai o'r teitlau a'r derbynwyr neges yn cefnogi sibrydion y gallai fod wedi defnyddio ei e-bost personol yn benodol i gadw deunydd pwnc wedi'i herio'n foesegol allan o system e-bost llywodraeth Alaskan a thu allan i unrhyw ofynion Rhyddid Gwybodaeth.
Nid wyf yn siŵr eto sut yr oedd 'anhysbys' yn gallu cael mynediad, ond gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn arferion da wrth greu cyfrineiriau hyd yn oed ar gyfer eich cyfrifon personol. Ond, cyfrineiriau diogel neu beidio, defnyddiwch farn gadarn a dilynwch y rheolau wrth benderfynu a ydych am gymysgu e-bost personol a busnes.
Mae rhai adnoddau gwych eraill ar ddiogelwch e-bost yn cynnwys y canlynol
- 5 Cynghorion ar gyfer Beefing Up Your Gmail Security
- Y Peryglon o Negeseuon Allan-o-swyddfa-auto-ateb
- Pam Mae Angen Cyfrif Ebost Gwaredu
Nodyn y Golygydd: Diweddarwyd yr erthygl etifeddiaeth hon gan Andy O'Donnell