Os ydych chi fel y rhan fwyaf o ddefnyddwyr, mae'n debyg na fyddwch yn treulio gormod o amser yn meddwl am beth i enwi'ch dogfennau pan fyddwch chi'n eu cadw. Yn anffodus, gall hyn ei gwneud hi'n anodd dod o hyd i'r ffeil rydych chi ei eisiau heb ychydig o chwilio - efallai y bydd yn rhaid i chi hyd yn oed orfod agor sawl ffeil gwahanol i ddod o hyd i'r un yr ydych ei eisiau.
Bydd datblygu system enwi ar gyfer eich dogfennau a chael arfer ei ddefnyddio yn arbed amser a rhwystredigaeth i chi pan ddaw amser i ddod o hyd i'r ddogfen sydd ei hangen arnoch. Yn hytrach na chwilio trwy ddogfennau di-ri gydag enwau ffeiliau anhygoel, bydd system enwi yn eich helpu i gyflymu'ch chwiliad.
Y System Enwi Cywir
Nid oes unrhyw ffordd gywir i enwi'ch ffeiliau, a bydd systemau enwi yn amrywio o ddefnyddiwr i'r defnyddiwr. Yr hyn sy'n bwysig yw dod o hyd i'r dull sy'n gwneud synnwyr i chi, ac yna ei gymhwyso'n gyson. Dyma rai awgrymiadau i chi ddechrau:
- Cynhwyswch y dyddiad y cafodd y ddogfen ei chyfansoddi yn eich enw ffeil: Efallai mai hwn yw un o'r elfennau mwyaf defnyddiol i'w gynnwys mewn enw ffeil, yn enwedig pan fyddwch chi'n delio â gohebiaeth. Hyd yn oed os nad ydych chi'n cofio yn union pan wnaethoch chi gyfansoddi dogfen, mae'n debyg y byddwch chi'n gallu culhau'ch chwiliad i gyfnod penodol.
- Cynnwys enw'r derbynnydd yn enw eich ffeil: Mae hwn yn arfer arbennig o werthfawr wrth weithio gyda llythyrau, ond gall fod yn elfen ddefnyddiol ar gyfer mathau eraill o ddogfennau, fel contractau, memos, a nodiadau hyd yn oed.
- Nodwch pa fath o ddogfen y ffeil yw: Eto, bydd hyn yn ymddangos fel rhai a roddir i rai defnyddwyr, a dyna oherwydd ei fod yn rhan mor bwysig o enw ffeil. Os ydych chi'n chwilio am lythyr a ysgrifennwyd gennych, gallwch ddileu ffeil sydd â "chontract" neu "nodiadau" yn yr enw.
- Rhowch sylw i sut yr ydych yn archebu elfennau enw'r ffeil: er na fydd hyn yn eich helpu i wahaniaethu eich ffeiliau, bydd yn eich helpu i archebu pan fyddwch chi'n chwilio. Gan ddefnyddio'r rheolau didoli yn y blwch deialog Agored yn Word , neu yn Windows Explorer, gallwch chi drefnu eich ffeiliau yn nhrefn yr wyddor (neu rif) fel eu bod yn cael eu didoli gan y cymeriad cyntaf yn enw'r ffeil.
Nid yw hon yn rhestr gynhwysfawr o awgrymiadau ar enwi ffeiliau, ond mae'n lle da i gychwyn. Unwaith y byddwch chi'n dechrau ymarfer enwi'ch ffeiliau mewn modd cyson, byddwch chi'n datblygu system sy'n gweithio orau i chi - ac yn debygol o ddod o hyd i rai driciau eich hun.