Cyflwynwch eich hun, gosodwch y cyd-destun, a'i gadw'n fyr
Efallai y bydd negeseuon anferth yn ddull cyfathrebu safonol ar eich cyfer chi, ond mae rhai pobl yn dal i fod yn ddychrynllyd. Os ydych chi'n gyfarwydd â thestunau neu gyfeillion negeseuon testun a chyflym, efallai na fyddwch yn sylweddoli sut y gall testun ymddangos i ddod allan o'r cae chwith i gyswllt newydd. Mae'r math hwnnw o syndod yn arbennig o bryder mewn cyd-destun busnes. Pan fyddwch yn defnyddio testunau mewn busnes, cadw mewn cof am negeseuon negeseuon comonsens a dilyn ychydig o reolau ymddygiad syml.
Gofynnwch Ganiatâd i Anfon Neges Testun
Ydy'r person yr hoffech chi am destun yn cytuno i gael ei gysylltu yn y ffasiwn honno? Peidiwch â chymryd yn ganiataol fod pawb yn cario ffôn symudol bob amser i dderbyn negeseuon testun neu ar-lein i gael negeseuon ar unwaith trwy rwydwaith, Facebook neu raglenni negeseuon ar unwaith. Gofynnwch yn bersonol neu mewn sgwrs ffôn sut mae'n well gan unigolion gysylltu â nhw. Efallai y byddwch yn darganfod bod ganddynt gynllun testun cyfyngedig neu fod defnydd IM yn cael ei anwybyddu yn eu gweithfannau.
Cyflwyno Eich Hun Pan Anfon Neges Cychwynnol
Cyflwyno'ch hun yn eich neges a'i wneud yn fyr. Er y gall eich enw, eich ffugenw neu'ch rhif ffôn ddangos, yn dibynnu ar y dull negeseuon y byddwch chi'n ei ddefnyddio, mae'ch derbynnydd yn gweld y testun allan o gyd-destun. Dechreuwch y neges gyda chyflwyniad a ffrâm cyfeirio, megis:
- "Dwi'n Joan Smith o XYZ Consultants. A oes gennych chi amser i drafod y cwestiwn a ofynnodd imi ar y ffôn yr wythnos diwethaf?"
- "Mae'n Brad Jones o gyfrifo, mae gennyf gwestiwn am eich cais ad-dalu. A oes gennych chi amser i'w ateb nawr, neu a ddylwn i eich galw'n nes ymlaen?"
Drwy wneud hyn, byddwch yn osgoi bod eich neges yn ymddangos yn hap ac o bosibl yn cael ei gamddefnyddio gan gwestiwn gan berson y gall y derbynnydd ei gofio dim ond yn rhyfeddol neu beidio o gwbl.
Er bod gan lawer o raglenni negeseuon ar unwaith archif sy'n caniatáu i bobl ddarganfod pwy ydych chi a'r hyn yr ydych wedi bod yn sôn amdano yn y gorffennol, fel arfer mae'n syniad da cyflwyno'ch hun hyd yn oed yn fwy cryno mewn sgyrsiau dilynol, yn enwedig os ydych chi wedi newid eich ffugenw neu rif ffôn.
Cadwch Neges Cyntaf Briff String
Dechreuwch â'r cyflwyniad a'r cyd-destun yn unig nes bod y person yn ymateb. Fel arall, efallai y byddwch yn cyfansoddi ac yn anfon neges fanwl na welir byth. Mae hon yn arfer da ar gyfer pob un o'r negeseuon negeseuon.
Dilynwch yn Wleidyddol Os Na Fydd Ymateb i Chi
Gall anfon neges destun neu IM a chael unrhyw ymateb olygu sawl peth. Gallai'r person fod yn eich anwybyddu, ond nid yw'r person yn fwy tebygol o fonitro'r ffôn neu'r cyfrifiadur i weld eich neges. Ar ôl cyfnod priodol o amser, dilynwch neges ychwanegol ond hefyd ceisiwch gysylltu â'r person trwy e-bost neu dros y ffôn. Pan fo'n briodol, gallwch hefyd roi'r gorau i ddesg y person.
Mae'r protocolau hyn yn mynd yn ôl at y ffordd y mae pobl yn dymuno cysylltu â hwy. Er y gall negeseuon fod yr unig ffordd rydych chi am gyfathrebu, nid dewis cyntaf pawb yw hwn. Os ydych chi am gael perthynas waith gynhyrchiol, deall a pharchu bod gan bobl wahanol ddewisiadau.