Os ydych chi'n berchennog neu reolwr siop, rydych chi eisoes yn gwybod yn union pa mor bwysig yw cael y gronfa ddata gywir. O restr a llongau i weithwyr a chwsmeriaid, gwyddoch fod hyd yn oed diwrnod araf yn golygu llawer o waith cynnal a chadw data. Y cwestiwn go iawn yw pa fath o gronfa ddata sydd ei angen arnoch chi? Gobeithio, nad ydych wedi ceisio cynnal y wybodaeth hon yn Microsoft Excel. Os oes gennych chi, efallai yr hoffech ystyried dechrau gyda chronfa ddata sylfaenol, fel Microsoft Access, fel y gallwch chi drosglwyddo'r data yn hawdd i'r gronfa ddata.
Mae math a maint y siop rydych chi'n ei redeg yn gwneud gwahaniaeth mawr ym mha fath o gronfa ddata sy'n gwneud y synnwyr mwyaf. Os yw'ch siop yn cael ei sefydlu o bryd i'w gilydd mewn marchnadoedd ffermwyr, yna mae gennych anghenion gwahanol iawn na siop brics a morter. Os ydych chi'n gwerthu bwyd, bydd angen i chi olrhain dyddiadau dod i ben fel rhan o'r rhestr. Os yw eich siop adwerthu ar-lein, yna bydd yn rhaid ichi olrhain ffioedd, llongau ac adolygu gwybodaeth. Fodd bynnag, mae nifer o bethau sydd gan bob siop yn gyffredin, megis rhestr eiddo a llif arian. Er mwyn eich helpu i benderfynu ar y gronfa ddata orau ar gyfer eich anghenion penodol, dyma rai pethau y dylech eu hystyried.
Gwybodaeth i Drac yn y Gronfa Ddata
Mae rhedeg siop adwerthu yn golygu olrhain llawer o wahanol agweddau. Nid yn unig y mae'n rhaid i chi gadw llygad ar y rhestr, rhaid i chi sicrhau bod gennych ddigon o ffyrdd i arddangos y nwyddau (fel biniau, crogfachau, stondinau ac achosion), cyflenwadau i ddangos pris y nwyddau, y biliau, gwybodaeth am werthu, a gwybodaeth am gleientiaid. Mae llawer i'w olrhain, ac mae cronfeydd data yn gwneud llawer o haws i reoli eich siop.
Gall fod yn anodd i siopau ar-lein reoli oherwydd bod cymaint mwy yn rhaid ichi olrhain, fel llongau. Mae cronfa ddata yn ei gwneud hi'n llawer haws i drin yr holl agweddau gwahanol hyn heb orfod cyfeirio'n gyson at eich cleient neu'ch hanes gwerthu. Gallwch hyd yn oed allforio gwybodaeth, fel adroddiadau, a'u llwytho i mewn i'ch cronfa ddata er mwyn i chi beidio â gorfod mynd i'r afael â phroblemau mynediad llaw.
Penderfynu P'un ai i Brynu neu Adeiladu
P'un a ddylech chi brynu neu adeiladu cronfa ddata yw'r cwestiwn mawr, ac mae'n dibynnu'n llwyr ar faint eich busnes a lle rydych chi am ei gymryd. Os ydych chi'n dechrau dechrau ac mae gennych amser ar eich dwylo (ond ychydig iawn o arian parod), mae adeiladu'ch cronfa ddata eich hun yn ffordd wych i'w wneud yn benodol i'ch anghenion unigryw. Mae hyn yn arbennig o wir os ydych chi newydd ddechrau siop ar-lein. Os byddwch chi'n cychwyn y gronfa ddata cyn agor eich siop adwerthu ar-lein, bydd gennych afael llawer gwell ar eich rhestr eiddo a'ch pwynt cychwyn. Mae hwn yn ddata gwych i gael tymor treth yn hawdd i'w cyrraedd ac mae'n eich helpu i aros ar ben eich rhestr, yn ogystal â data'r cleient.
Os oes gennych fusnes mwy, yn enwedig rhywbeth fel masnachfraint, bydd prynu cronfa ddata yn gweithio'n well i chi. Bydd yn eich helpu chi trwy'r holl bethau y gallech eu anghofio fel arall. Yn anffodus, ni fydd gennych amser i greu a rheoli'r gronfa ddata, felly mae'n well cael yr holl seiliau a gwmpesir. Gallwch chi wneud eich addasiadau eich hun bob tro wrth i chi fynd.
Dod o hyd i'r Rhaglen Ddata Cronfa Ddata
Os ydych chi'n penderfynu prynu rhaglen gronfa ddata , bydd angen i chi dreulio cryn dipyn o amser yn ymchwilio i'r gwahanol opsiynau . Mae amrywiaeth eang mewn mathau o siopau adwerthu, ac mae'r farchnad gronfa ddata yn teilwra anghenion unigryw y gwahanol fathau hynny. Os ydych chi'n gweithio gyda chynhyrchion a bwydydd, mae'n amlwg bod angen rhywbeth arnoch sy'n eich helpu i olrhain eitemau trawiadol. Os oes gennych siop gemwaith, bydd angen i chi allu olrhain yswiriant ar y darnau gwerthfawr. Ar gyfer siopau sydd â phresenoldeb ar-lein a chyfleuster brics a morter, mae'n bendant y bydd arnoch angen rhywbeth sy'n cwmpasu llawer o onglau gwahanol ar gyfer eich rhestr, ffioedd, trethi ac agweddau gweinyddol y busnes. Os ydych chi'n gwerthu eitem arbennig, bydd angen i chi wybod yn gynnar er mwyn i chi allu ei farcio ar unwaith ar gyfer rhan ar-lein y siop.
Cyn i chi ddechrau, meddyliwch am bopeth y bydd angen i chi ei olrhain, yna gwnewch yn siŵr bod y cronfeydd data rydych chi'n eu hystyried yn cael yr eitemau hynny o leiaf. Mae yna lawer o gronfeydd data ar y farchnad, felly dylech allu cael popeth sydd ei angen arnoch am gyfradd resymol iawn.
Creu eich Cronfa Ddata Eich Hun
Os ydych chi'n bwriadu creu eich cronfa ddata eich hun, bydd angen i chi benderfynu pa raglen rydych chi am ei ddefnyddio. Mae Microsoft Access yn dueddol o fod yn mynd i'r rhaglen oherwydd ei fod yn bwerus ac yn gymharol rhad. Gallwch fewnforio ac allforio data o'ch meddalwedd Microsoft arall (sy'n hynod o ddefnyddiol os ydych wedi bod yn olrhain gwybodaeth yn Excel). Gallwch hefyd lwytho eich negeseuon e-bost, llythyrau gwerthu a dogfennau eraill (o Word ac Outlook) i'r gronfa ddata a'u gwneud yn dempledi. Mae gan fynediad y fantais ychwanegol o gael nifer sylweddol o dempledi a ffeiliau am ddim fel na fydd yn rhaid i chi ddechrau'n llwyr o'r dechrau. Gallwch chi godi templed rhad ac am ddim, yna gwnewch yr addasiadau angenrheidiol fel bod eich cronfa ddata yn cynnwys popeth sydd ei angen arnoch.
Pwysigrwydd Cynnal a Chadw
Ni waeth pa mor gaffael eich cronfa ddata, bydd yn rhaid i chi ei gynnal i'r gronfa ddata i barhau i fod yn ddefnyddiol i chi. Os na fyddwch yn cadw i fyny gyda phethau fel rhestr, cyfeiriadau, newidiadau mewn biliau, neu gyfansymiau gwerthiant, mae'r gronfa ddata yn dod i ben i fod yn gêm arall heb unrhyw bwrpas. Meddyliwch am eich data yn yr un ffordd ag y byddwch chi'n meddwl am eich cadw llyfr. Os na fyddwch yn cadw i fyny gyda'r holl drafodion a newidiadau, bydd yn mynd â chi i drafferthion. Nid oes rhaid i chi feddu ar berson TG i'w reoli ar y dechrau, er y gall fod yn hynod o ddefnyddiol. Fodd bynnag, y mwyaf y mae eich siop yn ei gael, y mwyaf o amser y bydd angen i chi ei neilltuo i gynnal a rheoli'ch data.