Mae yna lawer o resymau da pam y gall digideiddio dogfennau papur fod yn help mawr o ran trefnu eich swyddfa gartref (neu, am y mater hwnnw, eich cartref). Yn gyntaf oll, gallwch chi gael gwared â llawer o bapur ychwanegol sydd wedi'i chreu mewn darluniau a ffeiliau, neu gymryd lle desg gwerthfawr.
Gellir trosi ffeiliau digidol (hyd yn oed PDFs) i mewn i ffeiliau chwiliadwy gyda meddalwedd cydnabyddiaeth cymeriad optegol (OCR) sydd fel arfer yn dod gyda'r argraffydd (mae gan HP fideo oer iawn sy'n esbonio sut mae OCR yn gweithio a sut y gall helpu i symleiddio'r dasg o symleiddio'ch bywyd).
Mae hynny'n golygu mai nid yn unig y mae eich gwybodaeth yn mynd i mewn i unrhyw ystafell, mae hefyd yn llawer haws i'w ddarganfod nag y byddai ar bapur. Ac fe allwch chi arbed eich ffeiliau digidol, fodd bynnag, yr hoffech chi - ar CD neu DVD, ar fflach, mewn cyfleuster storio ar-lein, neu'r holl rai uchod. Felly, gallwch chi fod yn sicr, pan fydd angen rhywbeth arnoch, gallwch gael eich dwylo arno.
Pan fyddwch chi'n dechrau digido'ch ffeiliau cartref, dyma'r amser perffaith i greu set o ffeiliau trefnedig a fydd yn gwneud eich bywyd yn symlach. Meddyliwch am y categorïau gwaith papur sydd eu hangen arnoch, ac yn gosod ffolder ar gyfer pob un. Derbynebau cardiau credyd mewn un ffolder; gwaith papur yswiriant car mewn un arall; gall biliau ffôn, derbyniadau bwydydd, biliau atgyweirio'r cartref, ac yn y blaen, gael ffolderi ar wahân i gyd. Ac o fewn pob ffolder, creu is-ddosbarthwyr am bob blwyddyn (neu fis). Mae'n llawer haws dechrau system drefnu ac yna ychwanegu gwaith papur newydd at y ffeil gywir wrth i chi fynd ymlaen nag ydyw i barhau i geisio aildrefnu'r system bob tro y bydd derbynneb newydd yn cael ei sganio.
Sicrhewch fod eich sganiwr neu'ch argraffydd yn dod â meddalwedd OCR (mae meddalwedd ABBYY FineReader yn ymddangos yn y pecyn gyda llawer o'r argraffwyr a'r sganwyr rwy'n profi). Os nad ydych chi'n dod o hyd i unrhyw beth, peidiwch â phoeni. Mae siawns dda bod gennych chi feddalwedd OCR gweddus sydd eisoes wedi'i osod ar eich cyfrifiadur, cyn belled â'ch bod yn defnyddio Windows. Bydd Meddalwedd OCR Cool You Ei Wneud eisoes yn eich tywys drwy'r broses o leoli a defnyddio'r meddalwedd honno ynghyd â'ch sganiwr i greu dogfennau golygu.
Wrth gwrs, mae hynny'n dod o hyd i bwynt pwysig arall: Mae angen i chi gael sganiwr dogfen o leiaf os ydych am wneud y gwaith hwn. Nid oes angen iddo fod yn ddrud, neu'n ffansi. Os nad oes gennych un, dyma amser da i edrych am un; dechreuwch gyda'r Adolygiadau hyn o Sganwyr Lluniau a Sganwyr Dogfennau ar gyfer rhai pryniannau gorau. Os nad ydych chi eisiau sganiwr ar wahân, bydd argraffydd rhad pob un yn gwneud y swydd yn berffaith.
Felly dyma'r rhan anodd. Nid yw cael y system a sefydlwyd yn rhy anodd; ni fydd hyd yn oed sganio'ch gwaith papur yn rhy anodd. Yr hyn sy'n anodd yw sicrhau eich bod chi'n ei wneud yn awtomatig bob tro y byddwch yn cael derbynebau neu waith papur newydd. Fel arall, bydd y papurau'n dechrau ymgartrefu eto, a byddwch chi'n teimlo fel pe bai wedi bod yn gwastraffu eich amser. Felly cadwch ag ef!