Mae'r rhan fwyaf o gwmnïau'n gyfarwydd â'r hyn y gellir ei wneud yn Microsoft Word ac Excel, ond mae deall beth y gall Microsoft Access ei wneud ychydig yn anoddach i'w gafael. Mae'r syniad o greu cronfeydd data a cheisio eu cynnal yn ymddangos fel defnydd diangen o adnoddau. Fodd bynnag, ar gyfer busnesau bach, gall y rhaglen hon gynnig nifer o fanteision penodol, yn enwedig o ran rheoli twf a threfniadaeth.
Mae Microsoft Access yn darparu ffordd llawer mwy cadarn i gwmnïau bach olrhain data a phrosiectau na Excel neu Word. Efallai y bydd mynediad yn cymryd mwy o amser i'w ddysgu na'r cymwysiadau Microsoft a ddefnyddir yn fwy cyffredin, ond mae ganddo hefyd y gwerth ychwanegol mwyaf ar gyfer prosiectau olrhain, cyllidebau a thwf. Mae'r holl ddata angenrheidiol i redeg busnes bach ar gyfer cymharu a dadansoddi yn cael ei chynnal mewn un rhaglen, gan ei gwneud yn haws rhedeg adroddiadau a siartiau nag unrhyw raglen arall. Mae Microsoft yn cynnig nifer o dempledi i symleiddio'r broses ddysgu a gall defnyddwyr addasu'r templedi wrth iddynt fynd. Gall deall hanfodion Microsoft Access helpu busnesau bach i weld ei werth llawn yn eu gweithrediadau dyddiol.
Os ydych eisoes yn defnyddio taenlen, mae'n hawdd trawsnewid eich taenlen Excel i gronfa ddata Mynediad.
Cynnal Gwybodaeth i Gwsmeriaid
Mae'r gronfa ddata yn caniatáu i fusnesau olrhain yr holl wybodaeth angenrheidiol ar gyfer pob cleient neu gwsmer, gan gynnwys cyfeiriadau, gwybodaeth archebu, anfonebau a thaliadau. Cyn belled â bod y gronfa ddata yn cael ei storio ar rwydwaith lle gall pob gweithiwr ei gael, gall defnyddwyr sicrhau bod gwybodaeth yn aros yn gyfredol. Gan fod gwybodaeth am gleientiaid yn hollbwysig i bob busnes bach, gellir sicrhau'r gronfa ddata. Mae ychwanegu ffurflenni at y gronfa ddata yn helpu busnesau bach y caiff y data eu cofnodi'n gyson gan yr holl weithwyr.
Wrth i ddefnyddwyr ddod yn gyfarwydd â'r rhaglen, gellir ychwanegu cydrannau mwy cymhleth, megis mapio i gyfeiriadau cleientiaid. Mae hyn yn caniatáu i gyflogeion wirio cyfeiriadau ar gyfer cwsmeriaid newydd neu lwybrau cynllun ar gyfer cyflenwadau. Mae hefyd yn caniatáu i fusnesau greu anfonebau a gallu anfon negeseuon e-bost neu bost rheolaidd a gallu olrhain pryd a sut y talwyd anfonebau. Mae diweddaru a storio data cwsmeriaid yn Access yn fwy dibynadwy na thaenlen neu ddogfen Word, ac mae'n symleiddio'r broses o reoli'r wybodaeth honno.
Olrhain Data Ariannol
Mae llawer o fusnesau yn prynu meddalwedd yn benodol ar gyfer olrhain cyllid, ond ar gyfer busnes bach sydd nid yn unig yn ddiangen, mae'n dueddol o greu gwaith ychwanegol. Yn ychwanegol at allu creu ac olrhain anfonebau, gellir cofnodi'r holl dreuliau busnes a thrafodion trwy'r un rhaglen. Ar gyfer cwmnïau sydd â'r Ystafell Microsoft Office llawn, gan gynnwys Outlook a Access, gellir cysylltu atgoffa taliadau yn Outlook i'r gronfa ddata. Pan fydd yr atgoffa'n ymddangos, gall defnyddwyr wneud y taliadau angenrheidiol, cofnodwch y data yn Access, yna cau'r atgoffa.
Efallai y bydd angen prynu meddalwedd mwy soffistigedig wrth i'r busnes dyfu, ac mae gan y busnesau hynny fantais os yw eu holl ddata ariannol yn cael ei storio mewn Mynediad. Gall llawer o raglenni eraill gynnwys data a allbynnir o Access, gan ei gwneud hi'n haws mudo gwybodaeth pan ddaw'r amser.
Rheoli Marchnata a Gwerthu
Un o'r ffyrdd mwyaf defnyddiol ond pwerus o ddefnyddio Mynediad yw monitro gwybodaeth farchnata a gwerthu. Gyda gwybodaeth gleientiaid sydd eisoes yn cael ei storio yn y gronfa ddata, mae'n hawdd anfon negeseuon e-bost, taflenni, cwponau, ac yn rheolaidd i'r rhai a allai fod â diddordeb mewn gwerthiant neu gynigion arbennig. Yna gall busnesau bach olrhain faint o'u cleientiaid presennol a ymatebodd yn dilyn ymgyrch farchnata.
Ar gyfer cwsmeriaid newydd, gellir creu a monitro ymgyrchoedd cyfan o un lleoliad. Mae hyn yn ei gwneud hi'n haws i weithwyr weld yr hyn sydd eisoes wedi'i gwblhau a'r hyn sydd i'w wneud neu beth sydd angen ei ddilyn.
Cynhyrchu a Rhestr Olrhain
Yn debyg i olrhain cleientiaid, yn gallu olrhain data ar restr, adnoddau, ac mae'r stoc yn hanfodol ar gyfer unrhyw fusnes. Mae mynediad yn ei gwneud hi'n hawdd mynd i mewn i ddata ar shipments i warysau ac i wybod pryd mae'n amser archebu mwy o gynnyrch penodol. Mae hyn yn arbennig o feirniadol ar gyfer gweithgynhyrchwyr sy'n gofyn am nifer o wahanol adnoddau i gwblhau cynnyrch, fel rhannau awyren neu gynhwysion fferyllol gweithgar.
Rhaid i hyd yn oed y diwydiannau gwasanaeth gadw rhestr, ac mae cael yr holl wybodaeth honno mewn un man yn ei gwneud hi'n haws gweld pa gyfrifiadur sydd wedi'i neilltuo i'r gweithiwr hwnnw neu benderfynu pa bryd y mae angen uwchraddio offer swyddfa. P'un a yw olrhain cerbydau, dyfeisiau symudol, rhifau cyfresol, gwybodaeth gofrestru, logiau defnyddwyr neu fywydau caledwedd, bydd busnesau bach yn gallu olrhain eu caledwedd yn haws.
Y tu hwnt i galedwedd, mae angen i fusnesau allu olrhain meddalwedd. O gofrestru a nifer y cyfrifiaduron sy'n gallu defnyddio'r meddalwedd i fersiwn gwybodaeth a defnyddiwr, mae'n hanfodol bod busnesau yn gallu tynnu gwybodaeth yn gyflym ac yn gywir ar eu ffurfweddiadau cyfredol. Mae diwedd y gefnogaeth i Windows XP yn ddiweddar yn atgoffa stori pam mae'n bwysig gwybod pa feddalwedd a systemau gweithredu sydd ar gyfrifiaduron a dyfeisiau busnes.
Rhedeg Adroddiadau a Dadansoddiadau
Efallai mai'r agwedd fwyaf pwerus o Access yw gallu'r defnyddiwr i gynhyrchu adroddiadau a siartiau o'r holl ddata. Mae gallu llunio popeth a storir yn y cronfeydd data gwahanol yn golygu bod Microsoft Access yn bwerdy ar gyfer busnesau bach. Gall defnyddiwr gynhyrchu adroddiad yn gyflym sy'n cymharu costau adnoddau yn erbyn prisiau cyfredol, creu siart sy'n dangos faint sydd mewn stoc ar gyfer ymgyrch farchnata sydd i ddod, neu redeg dadansoddiad sy'n nodi pa gleientiaid sydd ar y tu ôl i daliadau. Gyda ychydig o wybodaeth ychwanegol am ymholiadau, gall busnesau bach gymryd rheolaeth ar sut maent yn edrych ar ddata.
Hyd yn oed yn bwysicach, gellir cysylltu Microsoft Access i gynhyrchion Microsoft eraill. Gall busnesau bach adolygu adroddiad, chwilio am ddata cleientiaid, a chynhyrchu anfonebau yn Word. Gall uno uno bost greu llythyrau post rheolaidd wrth i'r defnyddiwr greu e-bost yn Outlook ar yr un pryd. Gellir allforio data i Excel er mwyn edrych yn fanwl ar fanylion, ac o hynny fe'i hanfonir i PowerPoint am gyflwyniad. Efallai mai integreiddio gyda'r holl gynhyrchion Microsoft eraill yw'r rheswm gorau i ddefnyddio Mynediad i ganoli holl wybodaeth busnes.