Gall negeseuon e-bost hir edrych yn ddychryn, a dilyniant hir o baragraffau hir, o bosib yn cynnwys brawddegau hir-hir nad ydynt yn ymddangos fel pe baent yn dod i ben ond nid yw'n ymddangos eu bod yn mynd i unrhyw le y naill frawddeg neu'r llall yn llawn o eiriau sy'n ychwanegu ychydig at yr ystyr ond yn gwasanaethu yn drysu gyda dehongliadau aml-gyffyrddadwy ac weithiau sy'n gwrthdaro â phosibl - yn gallu gwneud y derbynnydd yn darllen llai nag os oedd y neges yn unig, uh, tua 3 brawddeg-tri brawddegau chwilfrydig, cryno a manwl.
Os na ddarllenwch y paragraff ychydig yn uwch, cewch y pwynt.
Cadwch E-bystau Byr
Dyna pam y mae'n syniad da fel arfer
- cadwch e-byst cyn gynted â phosib.
Wrth gwrs, nid yw hyn yn golygu y dylech dorri'ch negeseuon ar unrhyw bris.
Ysgrifennwch mor Angenrheidiol
Ysgrifennwch mor hir a chymaint ag sy'n angenrheidiol ac yn briodol. Mae'n bwysicach bod negeseuon e-bost busnes yn gryno.
Gall negeseuon e-bost personol fod yn flodeuog a hir-wyntog. Er eglurder, mae geiriau llai a symlach yn dal i fod yn well.
Defnyddiwch Bwyntiau Bwled
Os oes gennych lawer i'w ysgrifennu:
- Torri'ch neges mewn pwyntiau bwled.
- Dechreuwch bob pwynt gyda chrynodeb cryno o'r camau yr ydych am eu cymryd.
- Gwnewch yn siŵr nad yw gwybodaeth bwysig yn cael ei guddio yn eich neges neu ar unrhyw gig pwynt bwled .
Un Cam Gweithredu fesul Neges
Peidiwch â chyfuno unrhyw beth sydd ei angen arnoch neu eisiau dweud wrth un sy'n derbyn y neges i mewn i un neges. Yn benodol:
- Dechreuwch neges newydd ar gyfer pob gweithrediad mawr rydych chi'n ei wneud gan y derbynnydd.
Mae hyn yn ei gwneud hi'n haws i'r derbynnydd gael ei e-bost wedi'i drin a chwblhau'r camau angenrheidiol. Trwy osod cynsail, mae'n bosib y byddant yn mabwysiadu'r un dull ar gyfer negeseuon i chi - a bydd amser haws gennych hefyd yn ticio negeseuon e-bost hefyd.