Mae defnyddio llofnod e-bost, yn enwedig os ydych mewn busnes, yn rhoi edrychiad mwy proffesiynol a difrifol i bob neges. Mae'n nodedig, yn rhoi eich brand ar eich gohebiaeth, a phan fyddwch chi'n cynnwys eich gwybodaeth gyswllt - mae'n ei gwneud hi'n hawdd i bobl eich cyrraedd.
Mae creu a defnyddio llofnod yn Microsoft Outlook yn hawdd. Fodd bynnag, mae Outlook yn rhagosod i ychwanegu llofnod yn unig at negeseuon e-bost newydd y byddwch yn eu hysgrifennu o'r dechrau, nid atebion neu ymlaen.
Llofnodion ar gyfer Ymatebion ac Ymlaen
Os ydych chi am atodi'ch llofnod yn awtomatig i atebion neu i negeseuon yr ydych yn eu hanfon ymlaen, bydd angen ichi olygu eich opsiynau. Dyma sut:
- Cliciwch ar Tools> Options .
- Dewiswch y tab Ffurflen Post .
- Cliciwch ar y tab Llofnodion .
- Cliciwch ar Ymatebion / Ymlaen neu Llofnod ar gyfer Ymatebion / Ymlaen (yn dibynnu ar eich fersiwn o Outlook).
Yma, gallwch ddewis pa lofnod yr hoffech wneud cais i negeseuon yr ydych yn eu hateb neu eu hanfon at dderbynwyr eraill. Os ydych chi am ddefnyddio'r un llofnod fel eich e-bost sy'n mynd allan, dewiswch yr un. Os ydych chi eisiau defnyddio llofnod arall ar gyfer atebion ac ymlaen, crewch y llofnod newydd hwnnw a'i ddewis yma. Yna, cliciwch OK.
Nawr, bydd eich llofnod e-bost yn ymddangos ar bob e-bost sy'n mynd allan.