Sut i Sicrhau Rhannu Ffeiliau Gyda Phobl
Mae SharePoint Online, y gwasanaeth sy'n seiliedig ar y cwmwl a gynhelir gan Microsoft, yn rhan o gynllun Swyddfa 365, neu gellir ei chael fel ychwanegiad i SharePoint Server. Y prif ddiddordeb mewn gwasanaethau SharePoint Online newydd ac uwchraddedig yw gwella sgyrsiau rhyngweithiol ar-lein ac i'w gwneud yn haws ac yn fwy diogel i rannu dogfennau ar y gweill.
Os ydych eisoes yn ddefnyddiwr SharePoint Online, gallwch ragweld gwasanaethau uwchraddedig. Mae SharePoint Online nawr yn cynnwys defnydd ar ffonau symudol a tabledi a phrofiad cymdeithasol di-dor. Hefyd yn cael ei gynnwys yn Office 365 yw OneDrive for Business, fersiwn broffesiynol o OneDrive ar gyfer storio dogfennau yn y cwmwl sy'n eich galluogi i ddadfennu gyda ffeiliau a gedwir ar eich cyfrifiadur neu'ch gweinydd cwmni.
Trefnu Caniatâd a Defnyddwyr mewn Grwpiau
Mae'n bosib gwneud y gorau i rannu dogfennau yn SharePoint Online yn ôl y mynediad a ddymunir gan ddefnyddwyr. Mae lefelau caniatâd SharePoint Online yn cynnwys:
- Ymwelwyr - edrychwch ar ddogfennau mewn porwr
- Aelodau - golygu neu gyfrannu dogfennau
- Perchnogion - mae ganddynt ganiatâd rheolaeth lawn ar y wefan SharePoint Online
Er mwyn i ymwelwyr lwytho i lawr ddogfennau, mae'n rhaid i ganiatâd gynnwys mynediad "darllen".
Mae'n bosibl y bydd enwau grŵp newydd yn cael eu creu i sefydlu grŵp defnyddiwr penodol neu gydweithrediad tîm . "Mae Dylunwyr Safle," "awduron," a "Cwsmeriaid," yn enghreifftiau.
Rhannu Dogfennau Tu Allan i'ch Sefydliad
Fel rheol, mae defnyddwyr allanol yn gyflenwyr, ymgynghorwyr, a chwsmeriaid rydych am rannu dogfennau o bryd i'w gilydd.
Gall perchnogion SharePoint Ar-lein sydd â chaniatâd rheolaeth lawn rannu dogfennau â defnyddwyr allanol. Efallai y bydd defnyddwyr allanol yn cael eu hychwanegu at Grwpiau Ymwelwyr neu ddefnyddwyr Aelodau er mwyn rheoli'r caniatâd yn well ar gyfer rhannu dogfennau.
- Rhannu dolenni gwadd. Gellir rhannu cyswllt gwadd trwy e-bost i weld dogfennau o lyfrgell dogfennau SharePoint Online. Er mwyn lleihau'r perygl y bydd dogfennau'n cael eu rhannu ag unrhyw un arall, fe allwch chi ofyn i'r defnyddwyr allanol arwyddo. Mae'r cam hwn yn ei gwneud yn ofynnol i chi sefydlu pobl yn y grŵp caniatâd Ymwelwyr (neu ddefnyddwyr heb drwydded â mynediad darllen) i sicrhau na all cysylltiadau gwadd a agorwyd gan ddefnyddwyr dienw.
- Rhannwch ag aelodau. Os oes gan eich defnyddwyr allanol danysgrifiad i Office 365 neu sy'n aelodau o'ch safle, fe allwch chi ei gwneud yn ofynnol iddynt ymuno cyn cael mynediad at y dogfennau a rennir. Mae'r cam hwn yn tybio eich bod wedi eu hychwanegu at y grŵp caniatâd Aelodau. Gall defnyddwyr allanol heb Microsoft Office lawrlwytho'r ffeil, cyhyd â'u bod wedi darllen mynediad.
- Rhannu dolen gyhoeddus gan OneDrive ar gyfer Busnes. Mae OneDrive yn ardal storio dogfennau sydd wedi'i lleoli yn Swyddfa 365 os yw'ch gwasanaeth wedi'i uwchraddio. Defnyddir OneDrive orau i rannu ffeiliau gyda defnyddwyr cyhoeddus allanol ar wahân i'r llyfrgell dogfennau SharePoint Online. Gellir ystyried OneDrive fel y fersiwn derfynol o ddogfen i'w gweld yn gyhoeddus - i'w bostio fel dolen o wefan neu blog, er enghraifft. Gall eich llyfrgell dogfennau SharePoint Ar-lein fod yn ffynhonnell, felly gwnewch gopi ar gyfer OneDrive i'ch helpu i wahaniaethu'r ddau faes, os ydych chi'n dewis defnyddio OneDrive fel hyn.
- Rhannu dogfennau y tu mewn i'ch sefydliad. Defnyddwyr mewnol yw pobl o fewn eich sefydliad neu adrannau eraill. Yn nodweddiadol, rydych chi'n rhannu dogfennau'n wahanol, gan ddibynnu a ydych chi'n gweithio ac yn cydweithio mewn grŵp neu os ydych chi'n postio dogfennau ar fewnrwyd i eraill weld statws gwybodaeth neu fersiwn dogfen gyfredol.
- Rhannwch ag aelodau. Mae defnyddio Office 365 gyda SharePoint Online yn darparu mynediad i Office Web Apps, y gwasanaeth ysgafn sy'n seiliedig ar porwr y gallwch ei ddefnyddio i greu, golygu a rhannu dogfennau ar-lein. Gall defnyddwyr â Microsoft Office gydamseru ffeiliau o'u cyfrifiadur gyda ffeiliau wedi'u storio yn SharePoint Online i'w rannu gyda'r aelodau. Hefyd, gall defnyddwyr gyda Microsoft Office gydsynio ffeiliau a ffolderi o SharePoint Online i gyfrifiadur neu ddyfais symudol i weithio all-lein.
- Rhannwch â rhai nad ydynt yn aelodau. Gan dybio nad oes gan bawb yn eich sefydliad danysgrifiad i Office 365, gellir rhannu dogfennau yn dibynnu ar y grŵp caniatâd. Er enghraifft, efallai y bydd angen i bobl nad ydynt yn aelodau fel timau gweithredol yn eich sefydliad gadw llygad dogfen farchnata yn cael ei werthuso lle mae gwybodaeth am y farchnad neu brofiadau cwsmeriaid yn cael eu dal yn y maes.
- Rhannwch o OneDrive. Gallwch rannu ffeiliau gyda defnyddwyr mewnol o OneDrive. Gallwch ddefnyddio OneDrive fel ardal lwyfannu cyn symud dogfennau i mewn i lyfrgell dogfennau SharePoint Online.