Sut i Greu Cronfa Ddata yn Excel

Cysylltwch â chysylltiadau, casgliadau a data arall gyda chronfa ddata Excel

Weithiau, mae angen inni gadw golwg ar wybodaeth a lle da i hyn mewn ffeil cronfa ddata Excel. P'un a yw'n rhestr bersonol o rifau ffôn, rhestr gyswllt ar gyfer aelodau sefydliad neu dîm, neu gasgliad o ddarnau arian, cardiau neu lyfrau, mae ffeil cronfa ddata Excel yn ei gwneud hi'n hawdd mynd i mewn, storio a dod o hyd i wybodaeth benodol.

Mae Microsoft Excel wedi ei hadeiladu er mwyn eich helpu i gadw golwg ar ddata ac i ddod o hyd i wybodaeth benodol pan fyddwch am ei gael. Yn ogystal, gyda'i gannoedd o golofnau a miloedd o rhesi , gall taenlen Excel gynnal llawer iawn o ddata .

Mynd i'r Data

Mae'r fformat sylfaenol ar gyfer storio data mewn cronfa ddata Excel yn fwrdd.

Unwaith y bydd tabl wedi ei greu, gellir defnyddio offer data Excel i chwilio, didoli a chofnodion hidlo yn y gronfa ddata i ddod o hyd i wybodaeth benodol.

I ddilyn ynghyd â'r tiwtorial hwn, rhowch y data fel y dangosir yn y ddelwedd uchod.

Rhowch yr ID Myfyrwyr yn gyflym:

1. Teipiwch y ddau ID cyntaf - ST348-245 a ST348-246 i gelloedd A5 ac A6, yn y drefn honno.
2. Tynnwch sylw at y ddau ID i'w dewis.
3. Cliciwch ar y daflen lenwi a'i llusgo i lawr i gell A13 .
4. Dylid gweddill yr ID Myfyriwr i mewn i gelloedd A6 i A13 yn gywir.

Mynd i'r Data yn gywir

Wrth fynd i mewn i'r data, mae'n bwysig sicrhau ei fod wedi'i gofnodi'n gywir. Heblaw rhes 2 rhwng teitl y daenlen a'r penawdau colofn, peidiwch ag adael unrhyw resymau gwag eraill wrth fynd i mewn i'ch data. Hefyd, gwnewch yn siŵr nad ydych chi'n gadael unrhyw gelloedd gwag.

Mae gwallau data , a achosir gan gofnodi data anghywir, yn ffynhonnell llawer o broblemau sy'n ymwneud â rheoli data. Os yw'r data yn cael ei gofnodi'n gywir yn y dechrau, mae'r rhaglen yn fwy tebygol o roi'r canlyniadau rydych chi eu hangen yn ôl.

Mae Cofnodion yn Cofnodion

Gelwir cofnod pob data unigol, mewn cronfa ddata. Wrth gofnodi cofnodion cofiwch gadw'r canllawiau hyn:

• Peidiwch â gadael rhesi gwag yn y tabl sy'n cael ei greu. Mae hyn yn cynnwys NID yn gadael rhes wag rhwng penawdau'r golofn a'r rhes gyntaf o ddata.
• Gall cofnod gynnwys data am un eitem benodol yn unig.
• Rhaid i gofnod hefyd gynnwys HOLL y data yn y gronfa ddata am yr eitem honno. Ni all fod gwybodaeth am eitem mewn mwy nag un rhes.

Colofnau yn Caeau

Er y cyfeirir at y rhesi mewn cronfa ddata Excel fel cofnodion, gelwir y colofnau'n gaeau . Mae angen pennawd ar bob colofn i nodi'r data y mae'n ei gynnwys. Gelwir y penawdau hyn yn enwau maes.

• Defnyddir enwau meysydd i sicrhau bod y data ar gyfer pob cofnod yn cael ei gofnodi yn yr un dilyniant.
• Gwnewch yn siŵr bod yr holl ddata mewn colofn wedi'i gofnodi gan ddefnyddio'r un fformat. Os ydych chi'n dechrau mynd i mewn i rifau fel digid (fel 10 neu 20) cadwch hi i fyny. Peidiwch â newid rhan o ffordd a dechrau rhifau fel geiriau (fel deg neu ugain). Byddwch yn gyson.
• Peidiwch â gadael colofnau gwag yn y tabl.

Creu'r Tabl

Unwaith y bydd y data wedi'i gofnodi, gellir ei droi'n bwrdd . I wneud hynny:

1. Amlygwch y celloedd A3 i E13 yn y daflen waith.
2. Cliciwch ar y tab Cartref .
3. Cliciwch ar yr opsiwn Fformat fel Tabl ar y rhuban i agor y ddewislen i lawr.
4. Dewiswch opsiwn glas 9 Arddull Tabl glas i agor y fformat ymadrodd Fformat fel Tabl .
5. Er bod y blwch deialog ar agor, dylai celloedd A3 i E13 ar y daflen waith gael ei hamgylchynu gan y rhychwantau marchogaeth.
6. Os yw'r rhychwantau cerdded yn amgylchynu'r ystod cywir o gelloedd, cliciwch Iawn yn y Fformat fel blwch deialu Tabl .
7. Os nad yw'r morgrugau yn amgylchynu'r ystod gywir o gelloedd, tynnwch sylw at yr amrediad cywir yn y daflen waith ac yna cliciwch Iawn yn y Fformat fel blwch deialu Tabl .
8. Dylai'r tabl gael y saethu i lawr ymyl pob enw maes a dylai'r rhesi bwrdd gael eu fformatio mewn golau golau a glas tywyll.

Defnyddio'r Offer Cronfa Ddata

Ar ôl i chi greu'r gronfa ddata, gallwch ddefnyddio'r offer sydd wedi'u lleoli o dan y saethau i lawr ymyl pob enw maes i ddidoli neu hidlo'ch data.

Didoli Data

1. Cliciwch ar y saeth i lawr nesaf i'r enw maes Enw diwethaf .
2. Cliciwch ar yr opsiwn Sort A to Z i ddidoli'r gronfa ddata yn nhrefn yr wyddor.
3. Ar ôl ei ddidoli, dylai Graham J. fod y cofnod cyntaf yn y tabl ac Wilson. R ddylai'r olaf fod.

Hidlo Data

1. Cliciwch ar y saeth i lawr nesaf at enw'r maes Rhaglen .
2. Cliciwch y blwch siec wrth ochr yr opsiwn Select All i glirio pob blwch siec.
3. Cliciwch ar y blwch siec wrth ochr yr opsiwn Busnes i ychwanegu marc check i'r blwch.
4. Cliciwch OK .
5. Dim ond dau fyfyriwr - G. Thompson a F. Smith ddylai fod yn weladwy gan mai nhw yw'r unig ddau sydd wedi'u cofrestru yn y rhaglen fusnes.
6. I ddangos yr holl gofnodion, cliciwch ar y saeth i lawr yn nes at enw'r maes Rhaglen .
7. Cliciwch ar yr hidlydd clir o "Rhaglen" .

Ehangu'r Cronfa Ddata

I ychwanegu cofnodion ychwanegol i'ch cronfa ddata:

• Rhowch eich pwyntydd llygoden dros y dot bach yng nghornel ddeheuol y bwrdd.
• Bydd pwyntydd y llygoden yn newid i saeth dwy bennawd.
• Pan fydd hyn yn digwydd, cliciwch a dal y botwm dde i'r llygoden a llusgwch y pwyntydd i ychwanegu rhes wag i waelod y gronfa ddata.
• Ychwanegu'r data canlynol i'r rhes newydd hon:
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Gwyddoniaeth

Cwblhau'r Fformatio Cronfa Ddata

1. Amlygu celloedd A1 i E1 yn y daflen waith.
2. Cliciwch ar y tab Cartref .
3. Cliciwch ar opsiwn Cyfuniad a Chanolfan y rhuban i ganol y teitl.
4. Cliciwch ar Llenwi Lliw (mae'n edrych fel peint) ar y rhuban i agor y rhestr llenwi lliwiau llenwi.
5. Dewiswch Glas, Accent 1 o'r rhestr i newid lliw y cefndir mewn celloedd A1 - E1 i las tywyll.
6. Cliciwch ar yr eicon Lliw Font ar y bar offer Fformatio (mae'n llythyr mawr "A") i agor y rhestr ostwng lliw ffont.
7. Dewiswch Gwyn o'r rhestr i newid lliw y testun mewn celloedd A1 - E1 i wyn.
8. Amlygu celloedd A2 - E2 yn y daflen waith.
9. Cliciwch ar Llenwch Lliw ar y rhuban i agor y rhestr llenwi i liw llenwi.
10. Dewiswch Blue, Accent 1, Yn ysgafnach 80 o'r rhestr i newid lliw y cefndir mewn celloedd A2 - E2 i golau glas.
11. Amlygu celloedd A4 - E14 yn y daflen waith.
12. Cliciwch ar opsiwn y Ganolfan ar y rhuban i ganoli'r testun yn y celloedd A14 i E14.
13. Ar y pwynt hwn, os ydych wedi dilyn holl gamau'r tiwtorial hwn yn gywir, dylai'ch taenlen fod yn debyg i'r daenlen a welir yng Ngham 1 y tiwtorial hwn.

Swyddogaethau cronfa ddata

Cystrawen : Digwyddiad (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Lle mae swyddogaeth D yn un o'r canlynol:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DROFNIAD
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Math : Cronfa Ddata

Mae swyddogaethau cronfa ddata yn arbennig o ddefnyddiol pan ddefnyddir Google Sheets i gynnal data strwythuredig, fel cronfa ddata. Mae pob swyddogaeth gronfa ddata, Dunction , yn cyfrifo'r swyddogaeth gyfatebol ar is-set o amrediad celloedd sy'n cael ei ystyried fel tabl cronfa ddata. Mae swyddogaethau cronfa ddata yn cymryd tri dadl:

• Mae Database_arr yn ystod, llu neu ymgorffori wedi'i ymgorffori a gynhyrchir gan fynegiant amrywiaeth sydd wedi'i strwythuro fel bod pob rhes ar ôl Row 1 yn gofnod cronfa ddata, ac mae pob colofn yn faes cronfa ddata. Mae Row 1 yn cynnwys y labeli ar gyfer pob maes.
• Mae Field_str | num yn nodi pa golofn (cae) sy'n cynnwys y gwerthoedd sydd i'w cyfartaledd. Gellir mynegi hyn fel naill ai enw'r maes (llinyn testun) neu rif y golofn, lle byddai'r golofn ar y chwith yn cael ei gynrychioli fel 1.
• Mae Criteria_arr yn ystod, ar ffurf wedi'i ymgorffori neu ar ffurf a gynhyrchir gan fynegiant amrywiaeth sydd wedi'i strwythuro fel bod y rhes gyntaf yn cynnwys yr enw (au) meysydd y bydd y maen prawf (meini prawf) yn cael eu cymhwyso, ac mae'r rhesi dilynol yn cynnwys y prawf (au) .

Mae'r rhes gyntaf ym Meini Prawf yn pennu enwau maes. Mae pob rhes arall ym Meini Prawf yn cynrychioli hidlydd, sef set o gyfyngiadau ar y meysydd cyfatebol. Disgrifir cyfyngiadau gan ddefnyddio nodyn Ymholiad-yn-Enghraifft, a gallant gynnwys gwerth i gyfateb neu weithredwr cymhariaeth gyda gwerth cymhariaeth yn dilyn. Dyma rai enghreifftiau o gyfyngiadau: "Siocled", "42", "> = 42", "<> 42". Mae cell wag yn golygu dim cyfyngiad ar y maes cyfatebol.

Mae hidlydd yn cydweddu â rhes gronfa ddata os cwrddir â'r holl gyfyngiadau hidlo (y cyfyngiadau yn rhes y hidlydd). Mae rhes (cronfa) gronfa ddata yn bodloni Meini Prawf os a dim ond os yw o leiaf un hidlydd yn ei gyfateb. Efallai y bydd enw maes yn ymddangos yn fwy nag unwaith yn yr Amrediad Meini Prawf i ganiatáu cyfyngiadau lluosog sy'n berthnasol ar yr un pryd (er enghraifft, tymheredd> = 65 a thymheredd <= 82).

DGET yw'r unig swyddogaeth gronfa ddata nad yw'n gwerthoedd cyfangryn. Mae DGET yn dychwelyd gwerth y maes a bennir yn yr ail ddadl (yn debyg i VLOOKUP) dim ond pan fo un cofnod yn cyd-fynd â Meini Prawf; fel arall, mae'n dychwelyd gwall sy'n nodi dim gemau neu gemau lluosog