Nid oes gan Excel alluoedd rheoli data rhaglenni cronfa ddata perthynol fel SQL Server a Microsoft Access. Mae'r hyn y gall ei wneud, fodd bynnag, yn wasanaethu fel cronfa ddata ffeil syml neu fflat sy'n llenwi gofynion rheoli data mewn sawl sefyllfa.
Yn Excel, trefnir y data yn y tablau gan ddefnyddio rhesi a cholofnau taflen waith. Mae gan fersiynau mwy diweddar y rhaglen nodwedd bwrdd , sy'n ei gwneud yn hawdd i chi nodi, golygu a thrin data .
Mae pob darn unigol o ddata neu wybodaeth am bwnc - fel rhif rhan neu gyfeiriad person - yn cael ei storio mewn cil gwaith ar wahân a chyfeirir ato fel cae.
Termau Cronfa Ddata: Tabl, Cofnodion, a Meysydd yn Excel
Mae cronfa ddata yn gasgliad o wybodaeth gysylltiedig wedi'i storio mewn un neu fwy o ffeiliau cyfrifiadurol mewn modd trefnus.
Fel rheol mae'r wybodaeth neu'r data wedi'i threfnu yn y tablau. Mae cronfa ddata ffeil syml neu fflat, fel Excel, yn dal yr holl wybodaeth am un pwnc mewn un tabl.
Mae cronfeydd data perthynol, ar y llaw arall, yn cynnwys nifer o dablau gyda phob tabl sy'n cynnwys gwybodaeth am bynciau gwahanol, ond cysylltiedig.
Trefnir y wybodaeth mewn tabl fel y gall fod yn hawdd:
- Wedi'i ddiweddaru
- Wedi'i ddosbarthu
- Wedi'i Chywiro
- Wedi'i hidlo neu chwilio am wybodaeth benodol
Cofnodion
Yn nherminoleg y gronfa ddata, mae cofnod yn dal yr holl wybodaeth neu ddata am un gwrthrych penodol sydd wedi'i roi i'r gronfa ddata.
Yn Excel, rheolir cofnodion fel arfer mewn rhesi taflen waith gyda phob cell yn y rhes sy'n cynnwys un eitem o wybodaeth neu werth.
Caeau
Cyfeirir at bob eitem gwybodaeth unigol mewn cofnod cronfa ddata - fel rhif ffôn neu rif stryd - fel maes .
Yn Excel, mae celloedd unigol taflen waith yn gweithredu fel caeau, gan y gall pob cell gynnwys un darn o wybodaeth am wrthrych.
Enwau Maes
Mae'n hanfodol bod data'n cael ei gofnodi mewn modd trefnus i mewn i gronfa ddata fel y gellir ei didoli neu ei hidlo i ddod o hyd i wybodaeth benodol.
Er mwyn sicrhau bod data yn cael ei gofnodi yn yr un drefn ar gyfer pob cofnod, caiff penawdau eu hychwanegu at bob colofn o dabl. Cyfeirir at y penawdau colofn hyn fel enwau maes.
Yn Excel, mae'r rhes uchaf o fwrdd yn cynnwys enwau'r caeau ar gyfer y bwrdd. Cyfeirir at y rhes hon fel arfer fel rhes pennawd .
Enghraifft
Yn y ddelwedd uchod, caiff yr holl wybodaeth a gesglir ar gyfer un myfyriwr ei storio mewn rhes unigol neu ei gofnodi yn y tabl. Mae gan bob myfyriwr, waeth faint neu faint o wybodaeth a gasglwyd, mae rhes ar wahân yn y tabl.
Mae pob cell o fewn rhes yn faes sy'n cynnwys un darn o'r wybodaeth honno. Mae enwau'r caeau yn y pennawd yn helpu i sicrhau bod y data'n cael ei threfnu trwy gadw'r holl ddata ar bwnc penodol, fel enw neu oedran, yn yr un golofn ar gyfer pob myfyriwr.
Offer Data Excel
Mae Microsoft wedi cynnwys nifer o offer data i'w gwneud yn haws i weithio gyda'r symiau mawr o ddata a storir mewn tablau Excel ac i'w helpu i gadw mewn cyflwr da.
Defnyddio Ffurflen ar gyfer Cofnodion
Un o'r offer hynny sy'n ei gwneud hi'n hawdd gweithio gyda chofnodion unigol yw'r ffurflen ddata. Gellir defnyddio ffurflen i ddod o hyd i, golygu, cofnodi, neu ddileu cofnodion mewn tablau sy'n cynnwys hyd at 32 maes neu golofn.
Mae'r ffurflen ddiofyn yn cynnwys rhestr o enwau'r caeau yn y drefn y trefnir hwy yn y tabl, er mwyn sicrhau bod cofnodion yn cael eu cofnodi'n gywir. Nesaf i bob enw maes, mae blwch testun ar gyfer nodi neu golygu meysydd unigol y data.
Er ei bod hi'n bosibl creu ffurflenni arferol, mae creu a defnyddio'r ffurflen ddiofyn yn llawer haws ac yn aml mae'n holl beth sydd ei angen.
Dileu Cofnodion Data Dyblyg
Mae problem gyffredin gyda'r holl gronfeydd data yn gwallau data. Yn ychwanegol at gamgymeriadau sillafu syml neu feysydd data ar goll, gall cofnodion data dyblyg fod yn bryder mawr wrth i dabl data dyfu o ran maint.
Gellir defnyddio offer data arall o Excel i gael gwared â'r cofnodion dyblyg hyn - naill ai yn dyblygiadau uniongyrchol neu yn rhannol.
Didoli Data
Mae trefnu trefnu yn golygu ad-drefnu data yn ôl eiddo penodol, megis didoli tabl yn ôl yr wyddor yn ôl enw olaf neu gronolegol o'r hynaf i'r ieuengaf.
Mae opsiynau didoli Excel yn cynnwys didoli fesul un neu fwy o feysydd, didoli arferol, fel yn ôl y dyddiad neu'r amser, a didoli yn ôl rhesi sy'n ei gwneud hi'n bosibl aildrefnu'r caeau mewn tabl.