Mae nodwedd Cyfuno Post Microsoft yn eich galluogi i anfon yr un ddogfen gyda newidiadau bychan i nifer fawr o dderbynwyr. Mae'r term "uno" yn deillio o'r ffaith bod un ddogfen (llythyr, er enghraifft) wedi'i uno â dogfen ffynhonnell ddata , fel taenlen .
Mae nodwedd uno negeseuon Word yn gweithio'n ddi-dor gyda data o Excel. Er bod Word hefyd yn caniatáu ichi greu ei ffynhonnell ddata ei hun, mae opsiynau ar gyfer defnyddio'r data hwn yn gyfyngedig. At hynny, os oes gennych eich data eisoes mewn taenlen, nid yw'n gwneud llawer o synnwyr i ail-ddarllen yr holl wybodaeth i mewn i ffynhonnell ddata Word.
Paratoi eich Data ar gyfer Cyfuno'r Post
Yn ddamcaniaethol, gallwch ddefnyddio unrhyw daflen waith Excel mewn swyddogaeth uno uno negeseuon Word heb unrhyw baratoad arbennig. Fodd bynnag, argymhellir eich bod yn cymryd peth amser i baratoi eich taflen waith i wneud y gorau o'r broses uno uno .
Dyma ychydig o ganllawiau i arsylwi a fydd yn helpu i wneud y broses uno uno yn mynd yn fwy llyfn.
Trefnwch eich Data Taenlen
Mewn perygl o ddatgan yr hyn sy'n amlwg, dylai'r data gael ei threfnu'n daclus mewn rhesi a cholofnau. Meddyliwch am bob rhes fel cofnod sengl a phob colofn fel maes y byddwch chi'n ei fewnosod yn eich dogfen. (Edrychwch ar y tiwtorial mynediad data Excel os oes angen diweddariad arnoch chi.)
Creu Pennawd Row
Creu rhes pennawd ar gyfer y dalen rydych chi'n bwriadu ei ddefnyddio ar gyfer uno'r post. Mae rhes pennawd yn labeli sy'n cynnwys rhes sy'n nodi'r data yn y celloedd isod. Gall Excel fod yn wenwyn weithiau am wahaniaethu rhwng data a labeli, felly gwnewch y rhain yn glir trwy ddefnyddio testun trwm, ffiniau celloedd a chysgodi celloedd sy'n unigryw i'r rhes pennawd. Bydd hyn yn sicrhau bod Excel yn ei wahaniaethu o weddill eich data.
Yn nes ymlaen pan fyddwch chi'n cyfuno'r data gyda'r brif ddogfen, bydd y labeli'n ymddangos fel enwau'r meysydd cyfuno, felly ni fydd unrhyw ddryswch ynghylch pa ddata yr ydych yn ei fewnosod yn eich dogfen. Ar ben hynny, mae'n arfer da labelu eich colofnau, gan ei fod yn helpu i atal gwall defnyddwyr.
Rhowch Pob Data ar Ddalen Sengl
Rhaid i'r data rydych chi'n bwriadu ei ddefnyddio ar gyfer uno'r post fod ar un daflen. Os caiff ei lledaenu ar draws taflenni lluosog, bydd angen i chi gyfuno'r taflenni neu berfformio cyfuniadau post lluosog. Hefyd, gwnewch yn siŵr bod y taflenni wedi'u henwi'n glir , gan y bydd angen i chi allu dewis y dalen rydych chi'n bwriadu ei ddefnyddio heb ei edrych.
Cysylltu Ffynhonnell Data mewn Cyfuniad Post
Y cam nesaf yn y broses uno uno yw cysylltu eich taenlen Excel wedi'i baratoi gyda'ch dogfen Word.
- Ar bar offer Cyfuno'r Post, cliciwch ar y botwm Ffynhonnell Data Agor .
- Yn y blwch deialu Ffynhonnell Data Dethol, ewch drwy'r ffolderi nes i chi ddod o hyd i'ch llyfr gwaith Excel. Os na allwch ddod o hyd i'ch ffeil Excel, gwnewch yn siŵr fod "Pob ffynhonnell ddata" yn cael ei ddewis yn y ddewislen a nodir fel "Ffeiliau o fath."
- Cliciwch ddwywaith ar eich ffeil ffynhonnell Excel ffynhonnell, neu detholwch hi a chliciwch Agored .
- Yn y blwch deialu Dewis Tabl, dewiswch y daflen Excel sy'n cynnwys y data rydych chi am ei uno â'ch dogfen.
- Gwnewch yn siŵr bod y blwch gwirio wrth ymyl "Rhediad cyntaf y data yn cynnwys penawdau colofn" yn cael ei wirio.
- Cliciwch OK .
Nawr bod y ffynhonnell ddata wedi bod yn gysylltiedig â'r brif ddogfen, gallwch ddechrau mynd i mewn i destun a / neu olygu eich dogfen Word. Ni allwch, fodd bynnag, wneud newidiadau i'ch ffynhonnell ddata yn Excel; os oes angen i chi wneud newidiadau i'r data, rhaid i chi gau'r prif ddogfen yn Word cyn y gallwch agor y ffynhonnell ddata yn Excel.
Mae gosod caeau uno yn eich dogfen yn hawdd trwy ddilyn y camau hyn:
- Cliciwch ar y botwm Insert Merge Field ar y bar offer cyfuno post. Bydd y blwch deialu Insert Merge Field yn ymddangos.
- Amlygwch enw'r maes yr hoffech ei gynnwys o'r rhestr a chliciwch Mewnosod .
- Bydd y blwch yn aros ar agor, gan ganiatáu i chi fewnosod mwy o feysydd. Os byddwch yn mewnosod mwy nag un maes yn olynol, ni fydd Word yn ychwanegu gofod yn awtomatig rhwng y meysydd yn eich dogfen; rhaid i chi wneud hyn eich hun ar ôl i chi gau'r blwch deialog. Yn eich dogfen fe welwch enw'r cae wedi'i amgylchynu gan saethau dwbl.
- Pan wnewch chi, cliciwch yn Gau .
Mewnosod Blociau Cyfeiriad a Cyfarchion-Defnyddio'n ofalus
Yn ddiweddar, fe wnaeth Microsoft ychwanegu nodwedd gyfuno post sy'n eich galluogi i fewnosod blociau cyfeiriad a llinellau cyfarch. Trwy glicio ar y botwm priodol ar y bar offer, bydd Word yn caniatáu i chi mewnosod sawl maes ar unwaith, a drefnir mewn amrywiadau cyffredin.
Y botwm blwch cyfeiriad mewnosod yw'r un ar y chwith; mae'r llinell gyfarch mewnosod ar y dde.
Ymhellach, wrth glicio ar y botwm naill ai, mae Word yn dangos blwch deialog sy'n rhoi rhai opsiynau i chi ar ba feysydd yr hoffech eu mewnosod, sut yr hoffech iddynt gael eu trefnu, pa atalnodi i'w cynnwys ac eraill. Er bod hyn yn swnio'n ddigon hawdd - ac os ydych chi'n defnyddio ffynhonnell ddata a grëwyd yn Word-gall fod yn ddryslyd os ydych chi'n defnyddio taflen waith Excel.
Cofiwch pan fydd yr argymhelliad am ychwanegu rhes pennawd yn eich taflen waith ar dudalen 1 yr erthygl hon? Wel, os ydych chi'n enwi maes rhywbeth heblaw am yr hyn y mae Word yn ei ddefnyddio fel enw maes am ddata tebyg, gallai Word gydweddu â'r caeau yn anghywir.
Yr hyn y mae hyn yn ei olygu yw os ydych chi'n defnyddio'r bloc cyfeiriad mewnosod neu mewnosod botymau llinell gyfarch , efallai y bydd y data yn ymddangos mewn trefn wahanol na'r hyn rydych chi'n ei bennu - yn syml oherwydd nad yw'r labeli'n cydweddu. Yn ffodus, rhagwelodd Microsoft hyn ac fe'i hadeiladwyd mewn nodwedd Maes Match sy'n eich galluogi i gyfateb eich enwau maes i'r rhai a ddefnyddir Word yn y blociau.
Defnyddio Caeau Cyfatebol i Gywiro Mapiau Maes Cywir
I gyfateb meysydd, dilynwch y camau hyn:
- Cliciwch ar y botwm Caeau Cyfatebol ar y bar offer.
- Yn y blwch deialog Maes Match, byddwch yn gweld rhestr o enwau meysydd Word ar y chwith. Ar ochr dde'r blwch, fe welwch golofn o flychau datgelu. Yr enw ym mhob blwch datgelu yw'r maes y mae Word yn ei ddefnyddio ar gyfer pob maes perthnasol yn y bloc Cyfeiriad neu bloc llinell Cyfarch. I wneud unrhyw newidiadau, dewiswch enw'r cae o'r blwch isod.
- Ar ôl i chi wneud newidiadau, cliciwch OK .
Gallwch hefyd ddod â'r blwch deialog Maes Cyfatebol trwy glicio ar y botwm Caeau Cyfatebol ar waelod y blychau dialog Blwch Cyfeiriad Mewnosod neu Gyfarch Cyfarch, y mae'r ddau ohonynt yn ymddangos pan fyddwch yn clicio ar y botwm bar offer perthnasol.
Gweld Dogfennau Cyfuno'r Post
Cyn i ni fynd ymlaen i ragweld ac argraffu eich dogfennau cyfunol, nodyn am fformatio: Wrth fewnosod caeau cyfuno i mewn i ddogfen, nid yw Word yn cario fformatio'r data o'r ffynhonnell ddata.
Gwneud Cais Ffurfio Arbennig o Daflen Taflen
Os ydych chi eisiau gwneud cais am fformat arbennig megis italig, beiddgar neu danlinellu, rhaid i chi wneud hynny mewn Word. Os ydych chi'n edrych ar y ddogfen gyda chaeau, rhaid i chi ddewis y saethau dwbl ar ddwy ochr y cae yr ydych am wneud cais am y fformat. Os ydych chi'n edrych ar y data cyfuno yn y ddogfen, tynnwch sylw at y testun rydych chi am ei newid.
Cofiwch y bydd unrhyw newid yn cario trwy'r holl ddogfennau cyfun, nid dim ond yr unigolyn unigol.
Rhagolwg o'r Dogfennau Cyfun
I ragweld eich dogfennau cyfun, cliciwch ar y botwm Gweld Data Cyfuno ar y bar offer Cyfuno Mail. Mae'r botwm hwn yn gweithio fel switsh toggle, felly os ydych am fynd yn ôl i weld y caeau yn unig, ac nid y data y maent yn ei gynnwys, cliciwch eto.
Gallwch chi fynd drwy'r dogfennau cyfuno trwy ddefnyddio'r botymau mordwyo ar y bar offer Cyfuno Mail. Maent o chwith i'r dde: Cofnod Cyntaf , Cofnod Blaenorol , Ewch i Gofnod , Cofnod Nesaf , Record Diwethaf .
Cyn i chi uno eich dogfennau, dylech eu rhagweld i gyd, neu gymaint ag y gallwch chi i wirio bod popeth wedi uno'n gywir. Rhowch sylw arbennig i bethau fel atalnodi a gofod o gwmpas y data cyfuno.
Cwblhewch Ddogfen Cyfuno Eich Post
Pan fyddwch chi'n barod i uno eich dogfennau, mae gennych ddau ddewis.
Ymunwch â'r Argraffydd
Y cyntaf yw eu uno i'r argraffydd. Os dewiswch yr opsiwn hwn, anfonir y dogfennau at yr argraffydd heb unrhyw addasiad. Gallwch chi uno gyda'r argraffydd trwy glicio ar y botwm ' Merge to Printer toolbar'.
Dewch i mewn i Ddogfen Newydd
Os oes angen i chi bersonoli rhai o'r dogfennau neu'r holl ddogfennau (er, byddech yn ddoeth ychwanegu maes nodyn yn y ffynhonnell ddata ar gyfer nodiadau personol), neu wneud unrhyw newidiadau eraill cyn i chi eu hargraffu, gallwch eu cyfuno i ddogfen newydd; os byddwch yn uno i ddogfen newydd, bydd y prif ddogfen yn cyfuno'r post a bydd y ffynhonnell ddata yn parhau'n gyfan, ond bydd gennych ail ffeil sy'n cynnwys y dogfennau cyfun.
I wneud hyn, cliciwch y botwm Cyfuno i Ddogfen Bar Newydd .
Pa bynnag ddull rydych chi'n ei ddewis, byddwch yn cael blwch deialog lle gallwch chi ddweud wrth Word i gyfuno pob cofnod, y cofnod cyfredol, neu ystod o gofnodion.
Cliciwch y botwm opsiwn wrth ymyl eich dewis a ddymunir ac yna cliciwch OK .
Os ydych chi am uno amrywiaeth, bydd angen i chi roi rhif cychwyn a rhif olaf y cofnodion yr hoffech eu cynnwys yn y uno cyn i chi glicio OK .
Os dewisoch chi argraffu'r dogfennau, ar ôl i'r blwch deialog ddod i ben, fe'ch cyflwynir â'r blwch ymgom Argraffu. Gallwch chi rhyngweithio ag ef yr un peth ag y byddech chi am unrhyw ddogfen arall.