Dos a Dont Mewnbynnu Data yn Excel

01 o 08

Trosolwg Mynediad Data Excel

Mae'r tiwtorial hwn yn cwmpasu rhai o'r DO a DON'N sylfaenol i fynd i mewn i raglenni taenlen fel Excel, Google Spreadsheets, ac Open Office Calc.

Gall mynd i mewn i ddata yn gywir, y tro cyntaf, osgoi problemau yn nes ymlaen a'i gwneud yn haws i ddefnyddio nifer o offer a nodweddion Excel fel fformiwlâu a siartiau.

Y DO a DON'Ts yw:

1. Cynlluniwch eich taenlen
2. Peidiwch â Gadewch Ffrwdiau neu Ffolymau Gwyn Wrth Ymuno â Data Cysylltiedig
3. Gwnewch yn Achub Yn Aml ac Arbed Mewn Dau Le
4. Peidiwch â Defnyddio Rhifau fel Penawdau Colofn a Peidiwch â Chynnwys Unedau â'r Data
5. Dylech ddefnyddio Cyfeiriadau Cell a Geiriau a Enwyd yn Fformiwlâu
6. Peidiwch â Gadewch Gelloedd sy'n cynnwys Fformiwlâu wedi'u Datgloi
7. Trefnwch eich Data

Peidiwch â Chynllunio Eich Taenlen

O ran rhoi data i mewn i Excel, mae'n syniad da gwneud ychydig o gynllunio cyn i chi ddechrau teipio.

Gan wybod beth fydd y daflen waith yn cael ei defnyddio, y data y bydd yn ei gynnwys, a beth a wneir gyda'r data hwnnw allai effeithio'n fawr ar gynllun terfynol y daflen waith.

Gallai cynllunio cyn teipio arbed amser yn ddiweddarach os bydd angen ad-drefnu'r daenlen i'w gwneud yn fwy effeithlon ac yn haws i weithio gyda hi.

Pwyntiau i'w hystyried

• Beth yw pwrpas y daenlen?
• Faint o ddata fydd gan y daenlen?
• A oes angen siartiau?
• A fydd y daenlen yn cael ei argraffu?

Beth yw Pwrpas y Taenlen?

• Bydd pwrpas y daenlen yn helpu i benderfynu lleoliad y data, gan fod angen i'r wybodaeth bwysicaf fod yn weladwy ac yn hawdd ei gyrraedd.
• Pa gyfrifiadau sydd eu hangen? Mae'r cyfrifiadau'n effeithio ar ba fformiwlâu a swyddogaethau sydd eu hangen a ble y byddant yn cael eu lleoli.

Pa Faint o Ddata fydd y Daflen Waith yn ei Dal?

Bydd maint y data y daw'r daenlen i ddechrau a bydd faint fydd yn cael ei ychwanegu yn ddiweddarach yn effeithio ar nifer y taflenni gwaith a ddefnyddir.

• Peidiwch â lledaenu'ch data yn ormodol oherwydd gall wneud gwybodaeth benodol yn anodd ei ddarganfod a gall cyfrifiadau sy'n cynnwys taflenni lluosog neu lyfrau gwaith ddechrau effeithio ar berfformiad Excel.
• Ar gyfer taflenni gwaith mawr, weithiau mae'n ddefnyddiol arddangos cyfansymiau colofn pwysig uwchlaw penawdau'r golofn, yn hytrach na gorfodi defnyddwyr i sgrolio i waelod y daflen waith i weld y wybodaeth.

Oes Angen Siartiau?

Os yw'r cyfan neu ran o'r data i'w arddangos mewn siart neu siartiau, gallai effeithio ar gynllun gwybodaeth,

• Gan ddibynnu ar y math o siart, efallai y bydd angen i'r data gael ei grwpio'n wahanol - megis cyflogi ardal gryno ar gyfer siartiau cylch.
• Ar gyfer taenlenni mawr, gellir symud siartiau i dudalennau ar wahân er mwyn hwyluso gorlenwi

A fydd y Taflen Waith yn cael ei argraffu?

Gellir effeithio ar sut y trefnir data os bydd yr holl ddata neu rai o'r data yn cael eu hargraffu, gan ddibynnu a ddewisir portread neu dirlun a bod angen nifer y taflenni.

• Os defnyddir darlun portread ar bapur maint llythrennedd rheolaidd (8 1/2 X 11), ystyriwch osod y rhan fwyaf o'r data mewn rhesi o dan ychydig o golofnau, fel bod yr holl benawdau i'w gweld ar un dalen.
• Os oes angen taflenni lluosog, ystyriwch argraffu penawdau colofn ar frig pob tudalen i wneud darllen y data yn haws.
• Os oes angen argraffu llawer o golofnau o ddata, gallai cynllun tirlun gadw pob penawd ar un dudalen. Unwaith eto, os oes angen taflenni lluosog, argraffwch benawdau'r golofn ar frig pob tudalen.
• Os bydd siartiau i'w hargraffu, gall eu symud i daflen ar wahân symleiddio'r dasg.

02 o 08

Peidiwch â Gadewch Rhesymau neu Ffolymau Gwyn mewn Data Cysylltiedig

Gall gadael rhesi neu golofnau gwag mewn tablau data neu rannau cysylltiedig o ddata ei gwneud yn anodd iawn defnyddio'n gywir nifer o nodweddion Excel fel siartiau, tablau pivot, a rhai swyddogaethau.

Gall hyd yn oed celloedd gwag mewn rhes neu golofn sy'n cynnwys data achosi problemau fel y dangosir yn y ddelwedd uchod.

Bydd absenoldeb llefydd gwag hefyd yn ei gwneud hi'n haws i Excel ganfod a dethol pob data cysylltiedig mewn amrediad os defnyddir nodweddion megis didoli , hidlo neu AutoSum .

Yn hytrach na gadael rhesi neu golofnau gwag, defnyddiwch ffiniau neu benawdau fformat a labeli gan ddefnyddio trwm neu danlinellu er mwyn torri'r data a'i gwneud hi'n haws ei ddarllen.

Rhowch eich colofn data-doeth lle bo modd.

• Wrth osod eich taenlen, rhowch bennawd disgrifiadol ar frig colofn gyntaf y bwrdd gyda'r data isod.
• Os oes mwy nag un cyfres ddata, rhestrwch nhw un ar ôl y llall mewn colofnau (i'r chwith i'r dde) gyda'r teitl ar gyfer pob cyfres ddata ar y brig.

Cadw Data Ddim Perthnasol ar wahân

Er bod cadw data cysylltiedig at ei gilydd yn bwysig, ar yr un pryd, gall fod yn ddefnyddiol i gadw amrywiaeth o ddata ar wahân.

Bydd gadael colofnau neu rhesi gwag rhwng gwahanol ystadegau data neu ddata arall ar y daflen waith yn ei gwneud yn haws i Excel ganfod a dewis ystodau neu tablau data cysylltiedig yn gywir.

03 o 08

Gwnewch yn Achub Yn Aml

Ni ellir gorbwysleisio pwysigrwydd arbed eich gwaith yn aml - neu ei nodi'n rhy aml.

Wrth gwrs, os ydych chi'n defnyddio taenlen ar y we - fel Google Spreadsheets neu Excel Online - yna nid yw arbed yn broblem, gan nad oes gan y naill raglen na'r opsiwn achub, ond yn hytrach, gweithio gyda nodwedd auto save.

Er hynny, ar gyfer rhaglenni cyfrifiadurol, ar ôl dau neu dri newid - p'un a yw'n ychwanegu data, gwneud fformatio newid, neu fynd i mewn i fformiwla - achubwch y daflen waith.

Os yw hynny'n ymddangos gormod, arbed o leiaf bob dau neu dri munud.

Er bod sefydlogrwydd cyfrifiaduron a meddalwedd cyfrifiadurol wedi gwella'n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf, mae'r meddalwedd yn dal i ddamwain, mae methiannau pŵer yn dal i ddigwydd, ac weithiau mae pobl eraill yn teithio dros eich llinyn pŵer ac yn ei dynnu allan o'r soced wal.

A phan fydd yn digwydd, mae colli unrhyw ddata - mawr neu fach - yn cynyddu eich llwyth gwaith yn unig wrth geisio ail-greu yr hyn rydych chi wedi'i wneud eisoes.

Mae gan Excel nodwedd auto achub , sydd fel arfer yn gweithio'n dda iawn, ond ni ddylid dibynnu arno. Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n sicrhau bod eich data eich hun yn cael ei arbed yn aml.

Llwybr Byr i Arbed

Nid oes rhaid i arbed fod yn dasg beichus o symud y llygoden i'r rhuban a chlicio ar eiconau, manteisiwch ar yr arfer o arbed defnyddio'r cyfuniad byr llwybr bysellfwrdd o:

Ctrl + S

Gwnewch Arbed Mewn Dau Le

Agwedd arall ar arbed na ellir ei orbwysleisio yw pwysigrwydd achub eich data mewn dau leoliad gwahanol.

Mae'r ail leoliad, wrth gwrs, yn gefn wrth gefn, ac fe'i dywedwyd sawl gwaith, "Mae wrth gefn fel yswiriant: meddu ar un ac mae'n debyg na fydd ei angen arnoch, nid oes gennych un ac mae'n debyg y byddwch chi".

Y copi wrth gefn gorau yw un sydd mewn lleoliad ffisegol gwahanol o'r gwreiddiol. Wedi'r cyfan, beth yw'r pwynt o gael dau gopi o ffeil os ydynt

• ar yr un disg galed sy'n methu?
• ar yr un cyfrifiadur, sy'n cael ei ddwyn?
• yn yr un adeilad sy'n llosgi i'r ddaear?

Backups ar y we

Unwaith eto, nid oes rhaid i wneud copi wrth gefn fod yn dasg beichus neu sy'n cymryd llawer o amser.

Os nad yw diogelwch yn broblem - mae'r daflen waith yn rhestr o'ch DVD - e-bostio copi eich hun trwy ddefnyddio post gwe fel bod copi yn aros ar y gweinydd yn ddigon na thebyg.

Os yw diogelwch yn broblem, mae storio ar y we yn dal i fod yn opsiwn - er bod cwmni sy'n arbenigo yn y math hwnnw o beth ac yn codi ffi am wneud hynny.

Yn achos taenlenni ar-lein, yn ôl pob tebyg, mae perchnogion y rhaglen yn cefnogi eu gweinyddwyr - ac mae hyn yn cynnwys yr holl ddata defnyddwyr. Ond i fod yn ddiogel, lawrlwythwch gopi o'r ffeil i'ch cyfrifiadur eich hun.

04 o 08

Peidiwch â Defnyddio Rhifau fel Penawdau Colofn a Peidiwch â Chynnwys Unedau â'r Data

Defnyddiwch benawdau ar frig y colofnau ac ar ddechrau rhesi i adnabod eich data, wrth iddynt wneud gweithrediadau fel trefnu llawer haws, ond peidiwch â defnyddio rhifau fel - 2012, 2013, ac yn y blaen - i'w wneud.

Fel y dangosir yn y ddelwedd uchod, efallai y bydd penawdau colofn a rhes y mae rhifau yn unig yn cael eu cynnwys yn anfwriadol yn y cyfrifiadau. Os yw eich fformiwlâu yn cynnwys swyddogaethau fel:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

sy'n dewis yr ystod o ddata yn awtomatig ar gyfer dadl y swyddogaeth.

Yn nodweddiadol, mae swyddogaethau o'r fath yn edrych yn gyntaf ar gyfer colofnau o rifau uchod lle maent wedi'u lleoli ac yna i'r chwith ar gyfer rhes o rifau, a bydd unrhyw benawdau sy'n rhifau yn unig yn cael eu cynnwys yn yr ystod a ddewiswyd.

Gall y rhifau a ddefnyddir fel penawdau rhes hefyd gael eu camgymryd fel cyfres ddata arall os dewisir hwy fel rhan o amrediad ar gyfer siart yn hytrach na labeli echelin.

Niferoedd y fformatau yn y celloedd pennawd fel testun neu greu labeli testun gan bob rhif sy'n flaenorol gydag apostrophe (') - megis' 2012 a '2013. Nid yw'r apostrophe yn dangos yn y gell, ond mae'n newid y rhif i ddata testun.

Cadwch Unedau yn y Penawdau

Peidiwch â: nodwch arian cyfred, tymheredd, pellter neu unedau eraill ym mhob cell gyda'r data rhif.

Os gwnewch chi, mae siawns dda y bydd Excel neu Google Spreadsheets yn gweld eich holl ddata fel testun.

Yn lle hynny, rhowch unedau yn y penawdau ar frig y golofn, a bydd, fel y digwydd, yn sicrhau bod y penawdau hynny o leiaf yn destun testun ac ni fyddant yn creu'r broblem a drafodir uchod.

Testun i'r Chwith, Rhifau i'r dde

Ffordd gyflym o ddweud a oes gennych chi ddata testun neu rif yw gwirio aliniad y data mewn cell. Yn ddiofyn, mae data testun wedi'i alinio i'r chwith yn Excel a Google Spreadsheets ac mae data rhif yn cael ei alinio i'r dde mewn cell.

Er y gellir newid y aliniad rhagosod hwn yn hawdd, ni ddefnyddir fformatio fel arfer hyd nes y bydd yr holl ddata a fformiwlâu wedi cael eu cofnodi, felly gall yr aliniad diofyn roi cliw i chi yn gynnar ar y ffaith bod y rhywbeth yn anffodus yn y daflen waith.

Symbolau Canran ac Arian Cyfred

Yr arfer gorau ar gyfer cynnwys pob data i mewn i daflen waith yw nodi'r rhif plaen yn unig ac yna ffurfio'r gell i ddangos y rhif yn gywir - ac mae hyn yn cynnwys canrannau a symiau arian.

Fodd bynnag, mae Excel a Google Spreadsheets yn derbyn symbolau canran sy'n cael eu teipio i mewn i gell ynghyd â'r rhif, ac mae'r ddau hefyd yn adnabod symbolau cyffredin cyffredin, megis yr arwydd doler ($) neu'r symbol bunt Prydeinig (£) os ydynt yn cael eu teipio i mewn i gell ynghyd â data rhif, ond mae'n debyg y dehonglir symbolau arian eraill, fel y De Affrica (R), fel testun.

Er mwyn osgoi problemau posibl, dilynwch yr arfer gorau a grybwyllwyd uchod a nodwch y swm ac yna ffurfio'r gell ar gyfer arian cyfred yn hytrach na theipio yn y symbol arian.

05 o 08

Dylech ddefnyddio Cyfeiriadau Cell a Geiriau a Enwyd yn Fformiwlâu

Gellir cyfeirio cyfeiriadau'r ddau gell a'r ystodau a enwir mewn fformiwlâu i'w gwneud yn gyflymach ac yn haws i gadw'r fformiwlâu a thrwy estyniad, y daflen waith gyfan, heb fod yn wallau ac yn gyfoes.

• Mae cyfeiriadau cell yn gyfuniad o lythyr y golofn a'r nifer rhes o gell - megis A1, B23, a W987 - ac fe'u defnyddir i nodi lleoliad y data mewn taflen waith.
• Mae ystod a enwir neu enw a enwir yn debyg i gyfeirnod cell gan ei fod yn cael ei ddefnyddio i adnabod celloedd neu ystod o gelloedd mewn taflen waith.

Cyfeirio Data mewn Fformiwlâu

Defnyddir fformiwlâu yn Excel i berfformio cyfrifiadau - megis adio neu dynnu.

Os cynhwysir niferoedd gwirioneddol mewn fformiwlâu - megis:

= 5 + 3

Bob tro mae'r data'n newid - yn dweud i 7 a 6, mae angen olygu'r fformiwla a newidiodd y niferoedd fel y daw'r fformiwla:

= 7 + 6

Os, yn lle hynny, mae'r data'n cael ei roi mewn celloedd yn y daflen waith, gellir defnyddio'r cyfeirnodau celloedd - neu enwau amrediad - yn y fformiwla yn hytrach na'r rhifau.

Os yw'r rhif 5 yn cael ei roi i gell A 1 a 3 i gell A2, daeth y fformiwla i:

= A1 + A2

I ddiweddaru'r data, newid cynnwys celloedd A1 ac A2, ond mae'r fformiwla yn aros yr un peth - mae Excel yn diweddaru'n awtomatig y canlyniadau fformiwla.

Cynyddir yr arbedion mewn amser ac ymdrech os yw'r daflen waith yn cynnwys fformiwlâu mwy cymhleth ac os yw fformiwlâu lluosog yn cyfeirio'r un data oherwydd bod angen newid y data yn unig mewn un lleoliad a bydd yr holl fformiwlâu y cyfeirir atynt yn cael eu diweddaru.

Mae defnyddio cyfeiriadau cell neu ystodau a enwir hefyd yn gwneud eich daflen waith yn fwy diogel, gan ei fod yn caniatáu i chi ddiogelu'r fformiwlâu rhag newidiadau damweiniol wrth adael celloedd data sy'n newid yn hygyrch.

Pwyntio ar y Data

Nodwedd arall o Excel a Google Spreadsheets yw eu bod yn caniatáu i chi nodi cyfeiriadau cell neu enwau amrediad i fformiwlâu gan ddefnyddio pwyntio - sy'n golygu clicio ar gell i nodi'r cyfeiriad yn y fformiwla.

Mae pwyntio yn lleihau'r posibilrwydd o wallau a achosir trwy deipio yn y cyfeirnod celloedd anghywir neu golli enw amrediad.

Defnyddiwch Feysydd a Enwyd i Ddethol Data

Gall rhoi ardal o ddata cysylltiedig enw gall ei gwneud hi'n llawer haws dewis y data wrth wneud mathau neu weithrediadau hidlo.

Os yw maint ardal ddata yn newid, gall yr enw enw gael ei olygu yn hawdd gan ddefnyddio'r Rheolwr Enw .

06 o 08

Peidiwch â Gadael Celloedd sy'n Cynnwys Fformiwlâu heb eu Diogelu

Ar ôl treulio cymaint o amser yn cael eu fformiwlâu yn gywir ac yn defnyddio'r cyfeiriadau celloedd cywir, mae llawer o bobl yn gwneud y camgymeriad o adael y fformiwlâu hynny sy'n agored i newidiadau damweiniol neu fwriadol.

Drwy osod data mewn celloedd yn y daflen waith ac yna cyfeirio'r data hwnnw mewn fformiwlâu, mae'n caniatáu i'r celloedd sy'n cynnwys y fformiwlâu gael eu cloi ac, os oes angen, cyfrinair wedi'i warchod i'w cadw'n ddiogel.

Ar yr un pryd, gellir gadael y celloedd sy'n cynnwys y data eu datgloi fel bod modd cofnodi newidiadau yn hawdd er mwyn cadw'r daenlen yn gyfoes.

Mae diogelu taflen waith neu lyfr gwaith yn broses dau gam:

1. Sicrhewch fod y celloedd cywir wedi'u cloi
2. Gwnewch gais am y daflen amddiffyn - ac os dymunwch, ychwanegu cyfrinair

07 o 08

Trefnwch eich Data

Trefnwch eich data ar ôl i chi orffen mynd i mewn iddo.

Nid yw gweithio gyda symiau bach o ddata heb ei farcio yn Excel neu Google Spreadsheets fel arfer yn broblem, ond wrth i nifer o ddata gynyddu, felly mae'r anhawster wrth weithio gydag ef yn effeithlon.

Mae data wedi'i didoli yn haws i'w ddeall a'i dadansoddi ac mae rhai swyddogaethau ac offer, fel VLOOKUP a SUBTOTAL, yn gofyn am ddata wedi'i didoli er mwyn dychwelyd y canlyniadau cywir.

Hefyd, gall didoli eich data mewn gwahanol ffyrdd ei gwneud yn haws i weld tueddiadau nad ydynt yn amlwg ar y dechrau.

Dewis Data i gael ei Didoli

Cyn y gellir datrys data, mae angen i Excel wybod yr union ystod sydd i'w datrys, ac fel arfer, mae Excel yn eithaf da wrth ddewis ardaloedd o ddata cysylltiedig - cyn belled ag y cafodd ei gofnodi,

1. ni chafwyd rhesi neu golofnau gwag o fewn ardal o ddata cysylltiedig;
2. a chwblhawyd rhesi a cholofnau gwag rhwng ardaloedd o ddata cysylltiedig.

Bydd Excel hyd yn oed yn pennu, yn eithaf cywir, os oes gan yr ardal ddata enwau maes ac eithrio'r rhes hon o'r cofnodion i'w didoli.

Fodd bynnag, gall caniatáu i Excel ddewis yr ystod sydd i'w datrys fod yn beryglus - yn enwedig gyda symiau mawr o ddata sy'n anodd eu gwirio.

Defnyddio Enwau i Ddethol Data

Er mwyn sicrhau bod y data cywir yn cael ei ddewis, tynnwch sylw at yr ystod cyn dechrau'r math.

Os yw'r un amrediad i'w datrys dro ar ôl tro, yr ymagwedd orau yw ei roi yn enwName.

Os yw enw wedi'i ddiffinio ar gyfer yr ystod i'w didoli, teipiwch yr enw yn y Blwch Enw , neu ei ddewis o'r rhestr gollwng cysylltiedig a bydd Excel yn tynnu sylw at yr ystod gywir o ddata yn y daflen waith yn awtomatig.

Ffrwythau Cudd a Pholmau a Didoli

Ni chaiff rhesi cudd a cholofnau o ddata eu symud yn ystod didoli, felly mae angen iddyn nhw fod yn ddi-dâl cyn i'r math ddigwydd.

Er enghraifft, os yw rhes 7 yn gudd, ac mae'n rhan o ystod o ddata sy'n cael ei didoli, bydd yn parhau fel rhes 7 yn hytrach na'i symud i'w leoliad cywir o ganlyniad i'r math.

Mae'r un peth yn achos colofnau o ddata. Mae trefnu yn ôl rhesi yn golygu ail-drefnu colofnau o ddata, ond os yw Colofn B yn cael ei guddio cyn y math, bydd yn parhau fel Colofn B ac ni chaiff ei ail-drefnu gyda'r colofnau eraill yn yr ystod wedi'i didoli.

08 o 08

Dylai'r holl rifau fod yn siopau fel niferoedd

Mater: Gwiriwch fod pob rhif yn cael ei storio fel rhifau. Os nad yw'r canlyniadau'n ddisgwyliedig, efallai y bydd y golofn yn cynnwys rhifau a gedwir fel testun ac nid fel rhifau. Er enghraifft, mae niferoedd negyddol sy'n cael eu mewnforio o rai systemau cyfrifyddu neu rif a gofnodwyd â '(apostrophe) blaenllaw yn cael eu storio fel testun.

Pan fyddwch chi'n datrys data yn gyflym gyda'r botwm AZ neu ZA, gall pethau fynd yn ddifrifol anghywir. Os oes colofnau rhes neu wag wag yn y data, efallai y bydd rhan o'r data yn cael ei didoli, tra bod data arall yn cael ei anwybyddu. Dychmygwch y llanast fydd gennych, os nad yw enwau a rhif ffôn yn cyd-fynd mwyach, neu os bydd archebion yn mynd i'r cwsmeriaid anghywir!

Y ffordd hawsaf i sicrhau bod yr ystod gywir o ddata yn cael ei ddewis cyn didoli yw rhoi enw iddo.

Mae'r ail ragdybiaeth yn effeithio'n union ar union Excel. Os oes un cell wedi'i ddewis, mae Excel yn ymestyn y dewis i ddewis amrediad (yn debyg iawn wrth bwyso Ctrl + Shift + 8) wedi'i ffinio gan un neu fwy o golofnau a rhesi gwag. Yna mae'n edrych ar y rhes gyntaf yn yr ystod ddethol i benderfynu a yw'n cynnwys gwybodaeth bennawd neu beidio.

Dyma lle mae datrys offer y bar offer yn dod yn anodd - rhaid i'ch pennawd (gan dybio eich bod chi un) gwrdd â chanllawiau braidd yn gaeth er mwyn i Excel ei gydnabod fel pennawd. Er enghraifft, os oes unrhyw gelloedd gwag yn y rhes pennawd, efallai y bydd Excel yn meddwl nad yw'n bennawd. Yn yr un modd, os yw'r rhes pennawd yn cael ei fformatio yr un fath â'r rhesi eraill yn yr ystod data, efallai na fydd yn ei adnabod. Yn ogystal, os yw eich tabl data yn cynnwys testun yn gyfan gwbl ac nad yw eich rhes pennawd yn cynnwys dim ond testun, bydd Excel yn bron bob amser yn adnabod y pennawd. (Mae'r rhes yn edrych yn union fel rhes data arall i Excel.)

Dim ond ar ôl dewis yr amrediad a phenderfynu a oes rhes pennawd y bydd Excel yn gwneud y datrysiad gwirioneddol. Pa mor falch ydych chi gyda'r canlyniadau yn dibynnu a oedd Excel yn dewis y dewis amrediad a phenderfyniad y pennawd yn iawn. Er enghraifft, os nad yw Excel yn meddwl bod gennych linyn pennawd, a gwnewch chi, yna caiff eich pennawd ei didoli i gorff y data; mae hyn yn gyffredinol yn beth drwg.

Er mwyn sicrhau bod eich ystod data yn cael ei gydnabod yn gywir, defnyddiwch y llwybr byr Ctrl + Shift + 8 i weld beth mae Excel yn ei ddewis; dyma beth fydd yn cael ei drefnu. Os nad yw'n cyd-fynd â'ch disgwyliadau, yna bydd angen i chi naill ai addasu cymeriad y data yn eich tabl, neu bydd angen i chi ddewis yr ystod data cyn defnyddio'r blwch deialu Sort.

Er mwyn sicrhau bod eich pennawd yn cael ei gydnabod yn gywir, defnyddiwch y llwybr byr Ctrl + Shift + 8 i ddewis yr ystod data, yna edrychwch ar y rhes gyntaf. Os oes gan eich pennawd gelloedd gwag ymhlith y rheiny a ddewiswyd yn y rhes gyntaf neu mae'r fformat cyntaf yn cael ei fformatio yn union fel yr ail res, neu os ydych chi wedi dewis mwy nag un rhes pennawd, yna mae Excel yn tybio nad oes gennych res pennawd o gwbl. I gywiro hyn, gwnewch newidiadau yn eich rhes pennawd i wneud yn siŵr ei bod yn cael ei gydnabod yn iawn gan Excel.

Yn olaf, gallai'r holl betiau fod i ffwrdd os yw eich tabl data yn defnyddio penawdau aml-rhes. Mae gan Excel amser anodd i'w cydnabod. Rydych chi'n cyfyngu'r broblem pan fyddwch yn disgwyl iddo gynnwys rhesi gwag yn y pennawd hwnnw; nid yw'n gallu ei wneud yn awtomatig. Gallwch, fodd bynnag, ddewis pob rhesi yr ydych am ei didoli cyn gwneud y math. Mewn geiriau eraill, byddwch yn benodol yn yr hyn yr hoffech i Excel ei ddosbarthu; peidiwch â gadael i Excel wneud y tybiaethau i chi.
Dyddiadau ac Amseroedd wedi'u Storio fel Testun

Os na fydd canlyniadau'r didoli fesul dyddiad yn troi allan yn ôl y disgwyl, efallai y bydd y data yn y golofn sy'n cynnwys yr allwedd sort yn cynnwys dyddiadau neu amseroedd yn cael eu storio fel data testun yn hytrach nag fel y niferoedd (dyddiadau ac amseroedd yn unig y mae data rhif wedi'i fformatio).

Yn y ddelwedd uchod, daeth y cofnod ar gyfer A. Peterson i ben ar waelod y rhestr, pryd, yn seiliedig ar y dyddiad benthyca - 5 Tachwedd, 2014 - dylai'r cofnod fod wedi'i osod uwchben y cofnod ar gyfer A. Wilson, sydd hefyd Mae ganddi ddyddiad benthyca Tachwedd 5.

Y rheswm dros y canlyniadau annisgwyl yw bod y dyddiad benthyca ar gyfer A. Peterson wedi'i storio fel testun, yn hytrach nag fel nifer
Data Cymysg a Didoliadau Cyflym.

Wrth ddefnyddio'r dull didoli cyflym o gofnodion sy'n cynnwys data testun a rhif yn cael eu cymysgu gyda'i gilydd, mae Excel yn trefnu'r rhif a'r data testun ar wahân - gosod y cofnodion gyda data testun ar waelod y rhestr wedi'i didoli.

Gallai Excel hefyd gynnwys penawdau'r golofn yn y canlyniadau didoli - eu dehongli fel rhes arall o ddata testun yn hytrach nag fel enwau'r caeau ar gyfer y tabl data.
Rhybuddio Trefnu - Blwch Deialog Trefnu

Fel y dangosir yn y ddelwedd uchod, os defnyddir y blwch deialu Sort, hyd yn oed ar gyfer mathau ar un golofn, mae Excel yn dangos neges yn eich rhybuddio eich bod wedi dod o hyd i ddata wedi'i storio fel testun ac yn rhoi'r dewis i chi:

Trefnu unrhyw beth sy'n edrych fel rhif fel rhif
Trefnwch rifau a rhifau a storir fel testun ar wahân

Os dewiswch yr opsiwn cyntaf, bydd Excel yn ceisio gosod y data testun yn lleoliad cywir y canlyniadau didoli.

Dewiswch yr ail opsiwn a bydd Excel yn gosod y cofnodion sy'n cynnwys data testun ar waelod y canlyniadau didoli - yn union fel y mae'n ei wneud gyda mathau cyflym.