Mae sefydliad bach yn mynd yn bell wrth chwilio am ffeiliau
Os ydych chi'n treulio mwy o amser yn chwilio am eich ffeiliau Microsoft Word nag rydych chi'n gweithio arnynt, yna mae'n bryd manteisio ar rai o'r nodweddion sefydliadol Word a'ch cynnig cyfrifiadur.
Arbed Pob Ffeil Word Gyda Mynegai
Mae arbed pob ffeil Word gyda delwedd rhagolwg neu giplun yn eu gwneud yn haws i'w nodi heb eu hagor. Gallwch arbed pob dogfen Word gyda rhagolwg neu ddelwedd bawd trwy ddilyn ychydig o gamau yn unig:
- Agor Microsoft Word.
- Cliciwch ar File yn y bar ddewislen.
- Dewiswch Eiddo ar waelod y ddewislen.
- Cliciwch y tab Crynodeb .
- Rhowch y marc siec nesaf at Achub llun rhagolwg gyda'r ddogfen hon neu Arbedion Mynegai i Bawb Dogfennau Word (yn dibynnu ar eich fersiwn o Word).
- Cliciwch OK .
Diweddaru Eiddo Dogfen Word
Os ydych chi'n gweithio gyda symiau enfawr o ddogfennau Word sydd ag enwau a lleoliadau tebyg, byddwch yn sicr yn awyddus i fanteisio ar nodwedd eiddo dogfennau Word. Ewch yn ôl i Ffeil > Eiddo > Crynodeb ac yn cynnwys sylwadau, allweddeiriau, categori, teitl neu wybodaeth pwnc - unrhyw beth a fydd yn eich helpu i wahaniaethu'r ffeiliau. Pan ddaw amser i wneud chwiliad, gall Word ddod o hyd i'r union beth sydd ei angen arnoch chi.
Gwnewch Folders ar eich Cyfrifiadur a'u Defnyddiwch
Gosodwch un ffolder ar gyfer eich holl ddogfennau Word yn mynd ymlaen ac yn ei enw rhywbeth na fyddwch yn anghofio tebyg "MyWordDocs." Wedi'i boblogi gyda ffolderi gydag enwau sy'n gwneud synnwyr i chi a'u defnyddio. Os ydych chi'n gyfrifol am gynhyrchu nodiadau cyfarfod wythnosol, er enghraifft, gwneud ffolder ar gyfer y nodiadau hynny a chynnwys ffolderi ychwanegol y tu mewn iddo am fisoedd neu flynyddoedd.
Os oes gennych flynyddoedd o ddogfennau Word wedi'u gwasgaru amdanynt ar eich cyfrifiadur ac nid oes gennych amser i'w agor a phenderfynu a ydynt yn geidwaid ai peidio, dim ond gwneud ffolder ar gyfer pob un o'r blynyddoedd y mae'r hen ddogfennau hynny yn deillio o bob dogfen 2010. un ffolder, 2011 mewn un arall ac yn y blaen nes bod gennych amser i ail-edrych arnynt.
Defnyddio System Enwi Ffeil Cyson
Efallai mai sefydlu system enwi yw'r peth pwysicaf y gallwch ei wneud i helpu pan ddaw amser i ddod o hyd i'r ffeiliau rydych chi eisiau. Nid oes unrhyw ffordd gywir i enwi'ch ffeiliau, ond mae dewis system enwi a'i ddefnyddio'n gyson yn werth yr ymdrech. Dyma awgrymiadau:
- Dylech gynnwys y math o ddogfen, fel y gallwch ddweud yn fras nad yw unrhyw enw ffeil sy'n cynnwys "Contract," "Prydles" neu "Newyddlen" yw'r llythyr yr ydych yn chwilio amdani.
- Dechreuwch yr enw gydag enw'r cleient (neu enw olaf y derbynnydd os yw'r dogfennau yn llythyrau).
- Cynnwys y dyddiad yn enw'r ffeil.
Cymerwch Eich Amser
Os yw'ch cyfrifiadur eisoes yn briffio gyda ffeiliau, peidiwch â cheisio mynd i'r afael â'ch problemau sefydliadol ar unwaith. Torri'r swydd i lawr i ddarnau y gellir eu rheoli a gwario 15 munud y dydd yn gweithio arno. Wrth i chi grynhoi ffeiliau Word crwydro ar eich cyfrifiadur, rhowch nhw mewn un o'r ffolderi a wnaethoch, gwneud ffolder newydd, neu eu dileu os nad oes eu hangen arnynt mwyach. Os na allwch wneud eich meddwl, rhowch nhw mewn ffolder o'r enw HoldUntilDate a dewis dyddiad yn ddigon pell i ffwrdd yn y dyfodol os na fyddwch wedi agor y ffolder erbyn hynny, byddwch chi'n teimlo'n gyfforddus yn ei ddileu. Pa bynnag fath o ffolderi a wnewch, rhowch nhw i gyd yn eich un ffolder Word mawr, felly byddwch chi'n gwybod ble i edrych.