Os ydych chi'n ateb e-bost, dylai fod yn glir yr hyn yr ydych yn ei ateb. Dyna pam mae testun y neges wreiddiol fel arfer yn cael ei ddyfynnu mewn ateb. Mae cymaint yn glir, ond nid yw'r ffordd orau o ddyfynnu testun mewn e-bost.
Mae yna lled-safon synhwyrol iawn am wneud y peth iawn. Mae'n eich gwneud yn dyfynnu cymaint ag sydd ei angen mewn ffordd sy'n caniatáu i chi dderbyn eich ateb weld yn union yr hyn yr ydych yn ymateb iddo. Os yw'r holl gleientiaid e-bost (neu ddefnyddwyr e-bost) yn cydymffurfio, mae'r negeseuon bob amser yn edrych yn lân ac yn daclus, ac maent yn hawdd eu darllen.
Mae dyfynnu yn y ffordd a awgrymir yn beth iawn i'w wneud, ond mae hefyd yn rhywfaint o waith i dorri'r testun a ddyfynnir a'i wneud yn edrych yn braf. A yw hynny'n wirioneddol angenrheidiol ar gyfer ateb cyflym a chyflym? Ac os ydych chi'n ceisio dyfynnu defnyddio bentiad priodol mewn rhaglen e-bost fel Outlook, byddwch naill ai'n eistedd am awr dros ymateb neu yn methu yn ddidrafferth (neu, yn ôl pob tebyg, y ddau).
Ffordd y Dioglyd: Hawdd, Cywir Cywir a Da-Edrych
Yn ffodus, mae yna bob amser mwy nag un ffordd i wneud rhywbeth. Yn nodweddiadol, nid yw'r opsiynau hyn i gyd yn berffaith, ond gall fod yn hawdd mwy nag un dull priodol. Nawr, dyma'r mwyaf ymlacio ond yn dal yn berffaith ddarllenadwy ac yn dderbyniol ac yn gydnaws - a phriodol i ymateb i e-bost.
I fformatio ateb e-bost yn iawn tra'n ddiog:
- Dechreuwch eich neges ar frig yr ateb.
- Dylech gynnwys y neges wreiddiol yr ydych yn ei ateb isod.
- Gwnewch yn siŵr fod eich llofnod yn uwch na'r testun a ddyfynnir.
- Peidiwch â gwneud unrhyw newidiadau i'r deunydd a ddyfynnir.
- Gallwch, wrth gwrs, dorri gormod o hyd a (yn aml, gael gwared) atodiadau mewnol. Anfonwch nhw gyda "[...]".
- Ailadroddwch, mewn cyn lleied o eiriau â phosibl, gwestiynau yr ydych yn eu hateb.
- Yn hytrach na dim ond "Ydw.", Ceisiwch "Gofynnoch a ydym am afalau. Ydw, rydym ni'n ei wneud." neu "Rydym am afalau, ie".
- Gwnewch yn siŵr nad yw'r testun a ddyfynnir wedi'i bentio, na defnyddio cymeriadau '>' na bariau dyfynbris.
- Os atebwch ateb ateb, gallwch chi dynnu negeseuon hen, nawr diangen o'r gwaelod.
Mewn cleientiaid e-bost a gwasanaethau fel Gmail sy'n trafod archifau ac edau yn awtomatig yn ddeallus, mae'r arddull ateb hwn yn gweithio'n arbennig o dda. Gan fod yr holl destun a ddyfynnir mewn un man, gellir ei guddio yn rhwydd a heb amharu ar gydlyniad y neges tra bod cyd-destun negeseuon yn cael ei sefydlu trwy'r negeseuon e-bost gwreiddiol.
Sefydlu Eich E-bost Rhaglen ar gyfer Diog, Ymatebion Cywir
Er mwyn bod yn ddiog yn ddiweddarach, efallai y bydd yn rhaid i chi wneud rhywfaint o waith gosod. Gall y mwyafrif o raglenni a gwasanaethau e-bost gael eu ffurfweddu ar gyfer diog ond yn gywir yn ateb yn hawdd, er:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail