Tynnwch Ffeiliau Dyblyg o Ddata yn Excel

01 o 02

Dileu Cofnodion Data Dyblyg yn Excel

Defnyddir rhaglenni taenlen fel Excel yn aml fel cronfeydd data ar gyfer pethau fel rhestri rhannau, cofnodion gwerthu a rhestrau postio.

Mae cronfeydd data yn Excel yn cynnwys tablau o ddata a drefnir fel arfer yn rhesi o ddata o'r enw cofnodion.

Mewn cofnod, mae'r data ym mhob cil neu faes yn y rhes yn gysylltiedig - fel enw, cyfeiriad a rhif ffôn cwmni.

Mae problem gyffredin sy'n digwydd fel cronfa ddata yn tyfu mewn maint yn golygu cofnodion dyblyg neu resysau data.

Gall y dyblygu hwn ddigwydd os:

• Mae'r cofnodion yn cael eu cynnwys yn y gronfa ddata fwy nag unwaith gan arwain at ddau gofnod tebyg neu fwy
• Mae gan gofnodion lluosog un neu fwy o feysydd - fel enw a chyfeiriad - sy'n cynnwys yr un data.

Yn y naill ffordd neu'r llall, gall cofnodion dyblyg achosi llu o broblemau - fel anfon copïau lluosog o ddogfennau i'r un person pan ddefnyddir y wybodaeth gronfa ddata mewn cyfuno post - felly mae'n syniad da sganio a dileu cofnodion dyblyg yn rheolaidd sail.

Ac er ei bod yn hawdd dewis cofnodion dyblyg mewn sampl fach fel yr un yn y ddelwedd uchod, gallai tablau data gynnwys cannoedd yn hawdd os nad yw miloedd o gofnodion yn ei gwneud hi'n anodd iawn cael cofnodion dyblyg - yn enwedig cofnodion paru yn rhannol.

Er mwyn ei gwneud hi'n haws cyflawni'r dasg hon, mae gan Excel offeryn data a elwir yn, yn syndod, yn Dileu Dyblygiadau , y gellir eu defnyddio i ddod o hyd i gofnodion sy'n gyfateb yn ogystal â rhai sy'n paru'n rhannol.

Fodd bynnag, mae'r ffordd y mae'r offeryn Dileu Dyblyg yn cael ei ddylunio, rhaid ymdrin â chofnodion tebyg a rhannol yn rhannol ar wahân.

Mae hyn oherwydd bod y blwch deialu Dileu Dyblyg yn dangos enwau'r caeau ar gyfer y tabl data a ddewiswyd ac rydych yn dewis pa feysydd i'w cynnwys wrth chwilio am gofnodion cyfatebol:

• Ar gyfer cofnodion yr un fath, chwilio am bob maes - gadewch y marciau gwirio wrth ymyl pob enw'r golofn neu'r cae;
• Ar gyfer cofnodion paru rhannol - gadewch y marciau gwirio wrth ymyl dim ond y meysydd hynny sydd i'w cyfateb.

Enwau Maes yn erbyn Llythyrau Colofn

Fel y crybwyllwyd, mae'r offeryn Dileu Dyblyg yn cynnwys blwch deialog lle rydych chi'n dewis pa feysydd cyfatebol i'w chwilio trwy edrych ar y caeau neu'r enwau colofn a ddymunir.

Mae'r wybodaeth sy'n dangos y blwch deialog - enwau caeau neu lythyrau colofn - yn dibynnu ar a yw eich data yn cynnwys rhes o benawdau - neu benawdau - ar frig y tabl data fel y gwelir yn y ddelwedd uchod.

Os yw'n gwneud - gwnewch yn siŵr bod yr opsiwn ar ochr dde'r blwch deialog - Mae fy data wedi penawdau - yn cael ei wirio a bydd Excel yn dangos yr enwau yn y rhes hon fel enwau meysydd yn y blwch deialog.

Os nad oes rhes pennawd ar eich data, bydd y blwch deialog yn dangos y llythrennau colofn priodol yn y blwch deialog ar gyfer yr ystod o ddata a ddewiswyd.

Ystod Cyfagos o Ddata

Ar gyfer yr offeryn Dileu Dyblygiadau i weithio'n iawn, mae'n rhaid i'r tabl data fod yn ystod gyfagos o ddata - hynny yw na ddylai fod ganddi resi, colofnau gwag, ac os nad oes modd, dim celloedd gwag wedi'u lleoli yn y tabl.

Mae peidio â chael bylchau o fewn tabl data yn arfer da o ran rheoli data yn gyffredinol ac nid yn unig wrth chwilio am ddata dyblyg. Mae offer data eraill Excel - fel didoli a hidlo - yn gweithio orau pan fo'r tabl data yn amrediad cyfagos o ddata.

Tynnwch Enghraifft Cofnodion Data Dyblyg

Yn y ddelwedd uchod, mae'r tabl data yn cynnwys dau gofnod yr un fath ar gyfer A. Thompson a dau gofnod paru rhannol ar gyfer R. Holt - lle mae'r holl feysydd yn cyfateb heblaw am rif y myfyriwr.

Mae'r camau a restrir isod yn manylu ar sut i ddefnyddio'r offeryn data Dileu Dyblygiadau i:

1. Tynnwch yr ail o ddau gofnod yr un fath ar gyfer A. Thompson.
2. Tynnwch yr ail gofnod parhaol rhannol ar gyfer R. Holt.

Agor y Blwch Dialog Dileu Dyblyg

1. Cliciwch ar unrhyw gell sy'n cynnwys data yn y gronfa ddata sampl.
2. Cliciwch ar y tab Data ar y rhuban.
3. Cliciwch ar yr eicon Dileu Dyblyg i dynnu sylw at yr holl ddata yn y tabl data ac i agor y blwch deialu Dileu Dyblygiadau .
4. Mae'r blwch deialu Dileu Dyblygiadau yn dangos yr holl benawdau neu enwau caeau colofn o'n sampl data
5. Mae'r siec yn marcio wrth ymyl enwau'r caeau, yn nodi pa golofnau y bydd Excel yn ceisio eu cyfateb wrth chwilio am gofnodion dyblyg
6. Yn ddiofyn, pan fydd y blwch deialu yn agor yr holl enwau maes, caiff eu datrys

Dod o hyd i Gofnodion Unigol

1. Gan ein bod yn chwilio am gofnodion hollol yr un fath yn yr enghraifft hon, byddwn yn gadael yr holl benawdau colofn yn cael eu gwirio
2. Cliciwch OK

Ar y pwynt hwn dylid gweld y canlyniadau canlynol:

• Dylai'r blwch deialog gau a chael neges yn ei le: 1 gwerthoedd dyblyg a ganfuwyd a'u dileu; Mae 7 gwerthoedd unigryw yn parhau.
• Bydd y rhes sy'n cynnwys cofnod dyblyg A. Thompson wedi cael ei dynnu o'r gronfa ddata
• Er bod dau gofnod paru rhannol ar gyfer R. Holt, oherwydd nad yw pob maes yn cyfatebol - mae nifer y myfyrwyr ar gyfer y ddau gofnod yn wahanol - mae Excel yn ystyried ei fod yn gofnod data unigryw

02 o 02

Dewch o hyd i Dileu Cofnodion sy'n Paru yn Rhanbarthol gyda Dileu Dyblygiadau

Gwirio Un Maes ar Amser

Gan mai Excel yn unig yn dileu cofnodion data sy'n cyfateb yn union ar gyfer y meysydd data a ddewiswyd, y ffordd orau o ganfod yr holl gofnodion data sy'n cydweddu'n rhannol yw dileu'r marc siec ar gyfer dim ond un maes ar y tro, fel y gwneir yn y camau isod.

Bydd chwiliadau dilynol ar gyfer cofnodion sy'n cyfateb ym mhob maes ac eithrio enw, oedran, neu raglen yn dileu'r holl gyfuniadau posibl ar gyfer cofnodion paru yn rhannol.

Dod o hyd i Gofnodion Paru yn Cyfateb

1. Cliciwch ar unrhyw gell sy'n cynnwys data yn y tabl data os oes angen
2. Cliciwch ar y tab Data ar y rhuban .
3. Cliciwch ar yr eicon Dileu Dyblyg i dynnu sylw at yr holl ddata yn y tabl data ac i agor y blwch deialu Dileu Dyblygiadau .
4. Dewisir pob enw maes neu benawdau colofn ar gyfer y tabl data.
5. I ddarganfod a dileu cofnodion nad oes ganddynt gêm ym mhob maes, tynnwch y marc siec oddi ar wahân i'r enwau meysydd hynny y mae Excel yn eu hanwybyddu.
6. Ar gyfer yr enghraifft hon, cliciwch ar y blwch siec wrth ymyl pennawd y golofn ID Myfyrwyr i ddileu'r marc siec.
7. Nawr bydd Excel yn chwilio ac yn dileu cofnodion sydd â data cyfatebol yn y meysydd Last Name , Initial , and Program yn unig .
8. Cliciwch OK
9. Dylai'r blwch deialog gau a chael neges yn ei le: 1 gwerthoedd dyblyg a ganfuwyd a'u dileu; Mae 6 gwerthoedd unigryw yn parhau.
10. Bydd y rhes sy'n cynnwys yr ail gofnod ar gyfer R. Holt gyda'r ID Myfyrwyr o ST348-252 wedi cael ei symud o'r gronfa ddata.
11. Cliciwch OK i gau'r blwch neges

Ar y pwynt hwn, dylai'r tabl data enghreifftiol fod yn rhydd o bob data dyblyg.