Mae'r gyfres hon o awgrymiadau yn cwmpasu gwahanol ddulliau o ddidoli data yn Excel. Gellir dod o hyd i wybodaeth benodol ar y tudalennau canlynol:
- Yn gyflym Didoli ar Colofn Sengl gan ddefnyddio Didoli a Hidlo neu Allweddi Poeth
- Didoli ar y Colofnau Lluosog
- Trefnu yn ôl Dyddiadau neu Amseroedd
- Trefnu yn ôl Dyddiau'r Wythnos, Misoedd neu Restrau Eraill eraill
- Trefnu yn ôl Cyfres - Colofnau Ad-drefnu
Dewis Data i'w Didoli
Cyn y gellir datrys data, mae angen i Excel wybod yr union ystod sydd i'w datrys, ac fel arfer mae Excel yn eithaf da wrth ddewis ardaloedd o ddata cysylltiedig - cyn belled â'i fod wedi ei gofnodi,
- ni chafwyd rhesi neu golofnau gwag o fewn ardal o ddata cysylltiedig;
- a chwblhawyd rhesi a cholofnau gwag rhwng ardaloedd o ddata cysylltiedig.
Bydd Excel hyd yn oed yn pennu, yn eithaf cywir, os oes gan yr ardal ddata enwau maes ac eithrio'r rhes hon o'r cofnodion i'w didoli.
Fodd bynnag, gall caniatáu i Excel ddewis yr ystod sydd i'w datrys fod yn beryglus - yn enwedig gyda symiau mawr o ddata sy'n anodd eu gwirio.
Er mwyn sicrhau bod y data cywir yn cael ei ddewis, tynnwch sylw at yr ystod cyn dechrau'r math.
Os yw'r un amrediad i'w datrys dro ar ôl tro, y dull gorau yw rhoi enw iddo .
01 o 05
Trefnu Gorchymyn Allweddol a Didoli
Mae trefnu yn gofyn am ddefnyddio allwedd sort a gorchymyn didoli.
Yr allwedd didoli yw'r data yn y golofn neu'r colofnau rydych chi am eu didoli erbyn. Fe'i nodir gan bennawd y golofn neu'r enw maes. Yn y ddelwedd uchod, yr allweddi posib yw ID Myfyriwr, Enw , Oedran , Rhaglen , a Mis a Gychwynnwyd
Mewn trefn gyflym, mae clicio ar un cell yn y golofn sy'n cynnwys yr allwedd sort yn ddigon i ddweud wrth Excel beth yw'r allwedd sort.
Ar gyfer gwerthoedd testun neu rifau rhifol, mae'r ddau opsiwn ar gyfer y drefn orchymyn yn esgyn ac yn disgyn .
Wrth ddefnyddio'r botwm Sort & Filter ar y tab Cartref o'r rhuban, bydd yr opsiynau trefnu yn y rhestr ostwng yn newid yn dibynnu ar y math o ddata yn yr ystod a ddewiswyd.
Didoli'n gyflym gan ddefnyddio Didoli a Hidlo
Yn Excel, gellir cyflawni math cyflym gan ddefnyddio'r botwm Sort & Filter ar y tab Cartref o'r rhuban .
Y camau i berfformio math cyflym yw:
- Cliciwch ar gell yn y golofn sy'n cynnwys yr allwedd sort
- Cliciwch ar daf Cartref y rhuban os oes angen
- Cliciwch ar y botwm Didoli a Hidlo i agor y ddewislen ddosbarthu o ddewisiadau didoli
- Cliciwch ar un o'r ddau opsiwn i'w didoli naill ai mewn gorchymyn esgynnol neu ddisgynnol
- Gwiriwch i sicrhau bod y data wedi'i didoli'n gywir
Didoli Data Gan ddefnyddio Keys Poeth Ribbon
Nid oes cyfuniad allweddell shortcut bysellfwrdd ar gyfer didoli data yn Excel.
Mae'r hyn sydd ar gael yn allweddi poeth, sy'n eich galluogi i ddefnyddio keystrokes yn hytrach na phwyntydd y llygoden i ddewis yr un opsiynau a restrir uchod ar y tab Cartref o'r rhuban.
- Mae defnyddio'r bysellfwrdd i weld opsiynau rhuban bob amser yn dechrau gyda'r allwedd Alt .
I Ddosbarthu Gorchymyn Ascynnol Gan ddefnyddio Keys Poeth
- Cliciwch ar gell yn y golofn allweddi
- Gwasgwch yr allweddau canlynol ar y bysellfwrdd:
- Alt HSS
- Dylai'r tabl o ddata gael ei didoli o A i Z / lleiaf i'r mwyaf gan y golofn a ddewiswyd
Mae'r allweddi poeth yn cyfieithu i:
Tab "Alt"> tab "Cartref"> grŵp "Golygu"> dewislen "Didoli a Hidlo"> opsiwn "Trefnu Lleiafswm i'r Mwyaf".
I Ddosbarthu Trefn Ddisgynnol Gan ddefnyddio Keys Poeth
Mae'r camau i ddidoli mewn trefn ddisgynnol gan ddefnyddio allweddi poeth yr un fath â'r rhai a restrir ar gyfer math esgynnol ac eithrio'r cyfuniad allweddol poeth yw:
Alt HSO Mae'r allweddi poeth yn cyfieithu i:
Tab "Alt"> tab "Cartref"> grŵp "Golygu"> dewislen "Didoli a Hidlo"> opsiwn "Trefnu Y Mwyaf i'r Lleiaf".
02 o 05
Didoli ar Colofnau Lluosog o Ddata yn Excel
Yn ychwanegol at berfformio cyflym yn seiliedig ar un golofn o ddata, mae nodwedd ddosbarthiad arferol Excel yn eich galluogi i ddidoli ar golofnau lluosog trwy ddiffinio allweddi lluosog.
Mewn mathau aml-golofn, nodir yr allweddi trwy ddewis penawdau'r golofn yn y blwch ymgom Sort.
Fel gyda math cyflym, caiff y mathau o ddosbarth eu diffinio trwy nodi penawdau'r colofnau neu enwau caeau , yn y tabl sy'n cynnwys yr allwedd sort.
Didoli ar Enghreifftiau Colofnau Lluosog
Yn yr enghraifft uchod, dilynwyd y camau canlynol i ddatrys y data yn yr ystod H2 i L12 ar ddau golofn o ddata - yn gyntaf yn ôl enw, ac yna yn ôl oedran.
- Amlygu'r ystod o gelloedd i'w didoli
- Cliciwch ar y tab Cartref o'r rhuban .
- Cliciwch ar yr eicon Didoli a Hidlo ar y rhuban i agor y rhestr i lawr.
- Cliciwch ar Custom Sort in the drop-down list i ddod â'r blwch deialu Sort
- O dan y pennawd Colofn yn y blwch deialog, dewiswch Enw o'r rhestr i lawr i ddosbarthu'r data yn gyntaf gan y golofn Enw
- Mae'r opsiwn Sort On wedi'i osod ar Werthoedd - gan fod y math wedi'i seilio ar y data gwirioneddol yn y tabl
- O dan y pennawd Gorchymyn Didoli , dewiswch Z i A o'r rhestr ostwng i ddidoli'r data Enw mewn trefn ddisgynnol
- Ar ben y blwch deialog, cliciwch ar y botwm Ychwanegu Lefel i ychwanegu'r ail ddewis sort
- Ar gyfer yr ail allwedd didoli, o dan y pennawd Colofn , dewiswch Oedran o'r rhestr ostwng i ddidoli cofnodion gydag enwau dyblyg gan y golofn Oes
- O dan y pennawd Gorchymyn Didoli , dewiswch y mwyaf isaf o'r rhestr ostwng i ddidoli data Oedran mewn trefn ddisgynnol
- Cliciwch OK yn y blwch deialog i gau'r blwch deialog a didoli'r data
O ganlyniad i ddiffinio ail ddosbarthiad, yn yr enghraifft uchod, roedd y ddau gofnod gyda gwerthoedd yr un fath ar gyfer y maes Enw yn cael eu didoli ymhellach yn y drefn ddisgynnol gan ddefnyddio'r cae Oedran , gan arwain at gofnod y myfyriwr A. Wilson oedd 21 oed cyn hynny y cofnod ar gyfer yr ail A. Wilson yn 19 oed.
Y Rownd Gyntaf: Penawdau Colofn neu Ddata?
Roedd yr ystod o ddata a ddewiswyd ar gyfer didoli yn yr enghraifft uchod yn cynnwys penawdau'r golofn uwchlaw'r rhes gyntaf o ddata.
Roedd Excel wedi canfod y rhes hon yn cynnwys data a oedd yn wahanol i'r data mewn rhesi dilynol, felly tybiodd y rhes gyntaf i fod yn benawdau colofn ac addasodd yr opsiynau sydd ar gael yn y blwch ymgom Sortio i'w cynnwys.
Un meini prawf y mae Excel yn ei ddefnyddio i benderfynu a yw'r penawdau colofn yn y rownd gyntaf yn fformatio. Yn yr enghraifft uchod, mae'r testun yn y rhes gyntaf yn ffont wahanol ac mae'n wahanol liw o'r data yng ngweddill y rhesi. Mae hefyd wedi'i gwahanu o'r rhesi isod gan ffin trwchus.
Mae Excel yn defnyddio cymaint o wahaniaeth wrth wneud ei benderfyniad ynghylch a yw'r rhes gyntaf yn rhes pennawd, ac mae'n eithaf da ei wneud yn iawn - ond nid yw'n anhygoel. Os yw'n gwneud camgymeriad, mae'r blwch deialu Sort yn cynnwys blwch siec - Mae gan fy data benawdau - gellir eu defnyddio i orchuddio'r dewis awtomatig hwn.
Os nad yw'r rhes gyntaf yn cynnwys penawdau, mae Excel yn defnyddio'r llythyr colofn - megis Colofn D neu Colofn E - fel dewisiadau yn opsiwn Colofn y blwch deialu Sort .
03 o 05
Didoli Data erbyn Dyddiad neu Amser yn Excel
Yn ogystal â didoli data testun yn nhrefn yr wyddor neu rifau o'r rhai mwyaf i'r lleiaf, mae opsiynau didoli Excel yn cynnwys gwerthoedd dyddiad didoli.
Y mathau o archebion sydd ar gael ar gyfer dyddiadau yw:
- Orchymyn i fyny - yr hynaf i'r mwyaf diweddar
- Gorchymyn disgyn - diweddaraf i'r hynaf
Blwch Dialog Trefnu Didoli Cyflym vs.
Gan mai dyddiadau ac amseroedd y mae data rhif yn unig wedi'u ffurfio, ar gyfer mathau ar golofn sengl - megis Dyddiad Benthyca yn yr enghraifft yn y ddelwedd uchod - gellir defnyddio'r dull didoli cyflym yn llwyddiannus.
Ar gyfer mathau sy'n cynnwys lluosrif o golofnau o ddyddiadau neu amseroedd, mae angen defnyddio'r blwch deialu Sort - yn union fel wrth ddidoli ar nifer o golofnau o rif neu ddata testun.
Trefnu yn ôl Dyddiad Enghraifft
I gyflawni trefn gyflym erbyn y dyddiad yn y drefn esgynnol - hynaf i'r rhai mwyaf diweddar - er enghraifft yn y ddelwedd uchod, y camau fyddai:
- Amlygu'r ystod o gelloedd i'w didoli
- Cliciwch ar y tab Cartref o'r rhuban
- Cliciwch ar yr eicon Didoli a Hidlo ar y rhuban i agor y rhestr ollwng
- Cliciwch ar y dewis Sort Oldest to Newest yn y rhestr i ddidoli'r data mewn trefn esgynnol
- Dylai'r cofnodion gael eu datrys gyda'r dyddiadau hynaf yn y golofn Benthyca ar frig y bwrdd
Dyddiadau ac Amseroedd wedi'u Storio fel Testun
Os na fydd canlyniadau'r didoli fesul dyddiad yn troi allan yn ôl y disgwyl, efallai y bydd y data yn y golofn sy'n cynnwys yr allwedd sort yn cynnwys dyddiadau neu amseroedd yn cael eu storio fel data testun yn hytrach nag fel y niferoedd (dyddiadau ac amseroedd yn unig y mae data rhif wedi'i fformatio).
Yn y ddelwedd uchod, daeth y cofnod ar gyfer A. Peterson i ben ar waelod y rhestr, pryd, yn seiliedig ar y dyddiad benthyca - 5 Tachwedd, 2014 - dylai'r cofnod fod wedi'i osod uwchben y cofnod ar gyfer A. Wilson, sydd hefyd Mae ganddi ddyddiad benthyca Tachwedd 5.
Y rheswm dros y canlyniadau annisgwyl yw bod y dyddiad benthyca ar gyfer A. Peterson wedi'i storio fel testun, yn hytrach nag fel nifer
Data Cymysg a Didoliadau Cyflym
Wrth ddefnyddio'r dull didoli cyflym os yw cofnodion sy'n cynnwys data testun a rhif yn cael eu cymysgu gyda'i gilydd, mae Excel yn dosbarthu'r rhif a'r data testun ar wahân - gosod y cofnodion gyda data testun ar waelod y rhestr wedi'i didoli.
Gallai Excel hefyd gynnwys penawdau'r golofn yn y canlyniadau didoli - eu dehongli fel rhes arall o ddata testun yn hytrach nag fel enwau'r caeau ar gyfer y tabl data.
Rhybuddio Trefnu - Blwch Deialog Trefnu
Fel y dangosir yn y ddelwedd uchod, os defnyddir y blwch deialu Sort , hyd yn oed ar gyfer mathau ar un golofn, mae Excel yn dangos neges yn eich rhybuddio eich bod wedi dod o hyd i ddata wedi'i storio fel testun ac yn rhoi'r dewis i chi:
- Trefnu unrhyw beth sy'n edrych fel rhif fel rhif
- Trefnwch rifau a rhifau a storir fel testun ar wahân
Os dewiswch yr opsiwn cyntaf, bydd Excel yn ceisio gosod y data testun yn lleoliad cywir y canlyniadau didoli.
Dewiswch yr ail opsiwn a bydd Excel yn gosod y cofnodion sy'n cynnwys data testun ar waelod y canlyniadau didoli - yn union fel y mae'n ei wneud gyda mathau cyflym.
04 o 05
Didoli Data erbyn Dyddiau'r Wythnos neu erbyn Misoedd yn Excel
Trefnu yn ôl dyddiau'r wythnos neu fisoedd y flwyddyn gan ddefnyddio'r un rhestr arferol adeiledig y mae Excel yn ei ddefnyddio i ychwanegu dyddiau neu fisoedd i daflen waith gan ddefnyddio'r daflen lenwi .
Mae'r rhestr hon yn caniatáu trefnu dyddiau neu fisoedd yn gronolegol yn hytrach nag yn nhrefn yr wyddor.
Yn yr enghraifft uchod, mae'r data wedi'i didoli erbyn y mis y dechreuodd y myfyrwyr ar eu rhaglen astudiaethau ar-lein.
Fel gydag opsiynau didoli eraill, gellir dangos gwerthoedd didoli gyda rhestr arferol yn esgynnol (dydd Sul i ddydd Sadwrn / Ionawr i Ragfyr) neu orchymyn i lawr (Dydd Sadwrn i Ddydd Sul / Rhagfyr i Ionawr).
Yn y ddelwedd uchod, dilynwyd y camau canlynol i ddidoli'r sampl data yn yr ystod H2 i L12 erbyn misoedd y flwyddyn:
- Amlygu'r ystod o gelloedd i'w didoli
- Cliciwch ar y tab Cartref o'r rhuban .
- Cliciwch ar yr eicon Didoli a Hidlo ar y rhuban i agor y rhestr i lawr.
- Cliciwch ar Custom Sort in the drop-down list i ddod â'r blwch deialu Sort
- O dan y pennawd Colofn yn y blwch deialog, dewiswch Mis Dechreuodd o'r rhestr i ddileu'r data erbyn misoedd y flwyddyn
- Mae'r opsiwn Sort On wedi'i osod ar Werthoedd - gan fod y math wedi'i seilio ar y data gwirioneddol yn y tabl
- O dan y pennawd Gorchymyn Didoli , cliciwch ar y saeth i lawr nesaf i'r opsiwn A i Z rhagosodedig i agor y ddewislen i lawr
- Yn y ddewislen, dewiswch Restr Custom i agor y blwch deialog Rhestri Custom
- Yn y ffenestr chwith y blwch deialog, cliciwch unwaith ar y rhestr: Ionawr, Chwefror, Mawrth, Ebrill ... i'w ddewis
Cliciwch OK i gadarnhau'r dewis a dychwelyd i'r blwch Trefnu'r dialog
Bydd y rhestr ddewisol - Ionawr, Chwefror, Mawrth, Ebrill - yn cael ei arddangos o dan y pennawd Gorchymyn
Cliciwch OK i gau'r blwch deialu a threfnu'r data erbyn misoedd y flwyddyn
Sylwer : Yn ddiofyn, dim ond mewn gorchymyn esgynnol y mae'r rhestrau arfer yn cael eu harddangos yn y blwch deialog Rhestri Custom . I ddosbarthu data mewn trefn ddisgynnol gan ddefnyddio rhestr arferol ar ôl dewis y rhestr ddymunol fel ei bod yn cael ei arddangos o dan y pennawd Gorchymyn yn y blwch deialu Sort :
- Cliciwch ar y saeth i lawr nesaf i'r rhestr a ddangosir - megis Ionawr, Chwefror, Mawrth, Ebrill ... i agor y ddewislen
- Yn y ddewislen, dewiswch yr opsiwn rhestr arferol sy'n cael ei arddangos yn orchymyn disgynnol - megis Rhagfyr, Tachwedd, Hydref, Medi ...
Cliciwch OK i gau'r blwch deialog a didoli'r data mewn trefn ddisgynnol gan ddefnyddio'r rhestr arferol
05 o 05
Trefnu yn ôl Ffolder Cyfres i Atgyfeirio Colofnau yn Excel
Fel y dangosir gyda'r opsiynau didoli blaenorol, mae data fel arfer yn cael ei didoli gan ddefnyddio penawdau colofn neu enwau caeau ac mae'r canlyniad yn ail-lunio rhesi neu gofnodion cyfan o ddata.
Mae dewis math llai adnabyddus, ac felly, wedi'i ddefnyddio yn Excel yw trefnu yn ôl rhes, sydd â'r effaith o aildrefnu gorchymyn y colofnau o'r chwith i'r dde mewn taflen waith
Un rheswm dros ddidoli yn ôl rhes yw cydweddu gorchymyn y golofn rhwng gwahanol dablau o ddata. Gyda'r colofnau yn yr un chwith i'r dde, mae'n haws cymharu cofnodion neu gopïo a symud data rhwng y tablau.
Addasu'r Gorchymyn Colofn
Yn anaml iawn, fodd bynnag, mae sicrhau tasgau syml i'r colofnau yn y gorchymyn cywir oherwydd cyfyngiadau'r dewisiadau archebu didoli a disgynnol ar gyfer gwerthoedd.
Fel arfer, mae'n rhaid defnyddio gorchymyn didoli arferol, ac mae Excel yn cynnwys opsiynau ar gyfer didoli trwy gell neu liw ffont neu drwy eiconau fformatio amodol .
Mae'r opsiynau hyn, fel y'u hamlinellir ar waelod y dudalen hon, yn dal yn hytrach llafur dwys ac nid yn hawdd i'w defnyddio.
Yn ôl pob tebyg, y ffordd hawsaf o ddweud wrth Excel yw trefn y colofnau i ychwanegu rhes uwchlaw neu islaw'r tabl data sy'n cynnwys rhifau 1, 2, 3, 4 ... sy'n dynodi gorchymyn y colofnau o'r chwith i'r dde.
Mae trefnu yn ôl rhesi wedyn yn dod yn fater syml o ddidoli'r colofnau lleiaf i'r mwyaf gan y rhes sy'n cynnwys y rhifau.
Unwaith y bydd y math wedi'i wneud, gellir hawdd dileu'r rhes ychwanegol o rifau .
Trefnu yn ôl Sampl Cyfres
Yn y sampl ddata a ddefnyddir ar gyfer y gyfres hon ar opsiynau didoli Excel, mae'r golofn ID Myfyriwr bob amser wedi bod yn gyntaf ar y chwith, ac yna Enw ac yna Oedran fel arfer.
Yn yr achos hwn, fel y dangosir yn y ddelwedd uchod, mae'r colofnau wedi cael eu hail-drefnu fel bod y golofn Rhaglen ar y chwith yn gyntaf, yna mae Mis wedi Dechrau , Enw, ac ati.
Defnyddiwyd y camau canlynol i newid gorchymyn y golofn i'r hyn a welwyd yn y ddelwedd uchod:
- Mewnosod rhes wag uwchben y rhes sy'n cynnwys enwau'r caeau
- Yn y rhes newydd hon, rhowch y rhifau canlynol i'r chwith i'r dde yn cychwyn i mewn
colofn H: 5, 3, 4, 1, 2 - Amlygu'r ystod o H2 i L13
- Cliciwch ar y tab Cartref o'r rhuban .
- Cliciwch ar yr eicon Didoli a Hidlo ar y rhuban i agor y rhestr i lawr.
- Cliciwch ar Custom Sort in the drop-down list i ddod â'r blwch deialu Sort
- Ar ben y blwch deialog, cliciwch ar Opsiynau i agor y blwch ymgom Dewisiadau Didoli
- Yn adran Cyfeiriadedd yr ail flwch deialog hwn, cliciwch ar Didoli chwith i'r dde i ddidoli trefn y colofnau o'r chwith i'r dde yn y daflen waith
- Cliciwch OK i gau'r blwch deialog hwn
- Gyda'r newid mewn Cyfeiriadedd, mae pennawd y Colofn yn y blwch deialu Sort yn newid i Row
- O dan y pennawd Row , dewiswch ddidoli yn ôl Row 2 - y rhes sy'n cynnwys y niferoedd arferol
- Gosodir yr opsiwn Sort On ar Werthoedd
- O dan y pennawd Gorchymyn Didoli , dewiswch Y Lleiaf i'r Mwyaf o'r rhestr i ddileu'r rhifau yn rhes 2 mewn trefn esgynnol
- Cliciwch OK i gau'r blwch deialog a threfnwch y colofnau chwith i'r dde gan y rhifau yn rhes 2
- Dylai'r gorchymyn colofnau ddechrau gyda'r Rhaglen a ddilynir gan Mis Dechreuwyd , Enw , ac ati.
Defnyddio Opsiynau Didoli Custom Excel i Atgynhyrchu Colofnau
Fel y crybwyllwyd uchod, tra bod mathau arferol ar gael yn y blwch deialu Sort yn Excel, nid yw'r opsiynau hyn yn hawdd i'w defnyddio o ran ail-drefnu colofnau mewn taflen waith.
Y dewisiadau ar gyfer creu gorchymyn didoli arferol sydd ar gael yn y blwch ymgom Didoli yw datrys y data trwy:
Ac, oni bai fod pob colofn eisoes wedi cael fformatio unigryw a gymhwysir - fel gwahanol liwiau ffont neu gelloedd, mae angen ychwanegu'r fformat hwnnw at gelloedd unigol yn yr un rhes ar gyfer ail-drefnu pob colofn.
Er enghraifft, i ddefnyddio lliw ffont i aildrefnu'r colofnau yn y ddelwedd uchod
- Cliciwch ar bob enw maes a newid lliw y ffont ar gyfer pob un - megis coch, gwyrdd, glas, ac ati.
- Yn y blwch ymgom Sort, gosodwch yr opsiwn Sort on i Lliw Ffont
- O dan Orchymyn, gosodwch drefn lliwiau enwau'r caeau yn llaw i gyd-fynd â'r gorchymyn golofn a ddymunir
- Ar ôl didoli, ailosod y lliw ffont ar gyfer pob enw maes