Sut i Greu Rhestr Ddata yn Excel 2003

01 o 08

Rheoli Data yn Excel

Weithiau, mae angen inni gadw llygad ar wybodaeth. Gallai fod yn rhestr bersonol o rifau ffôn, rhestr gyswllt ar gyfer aelodau sefydliad neu dîm, neu gasgliad o ddarnau arian, cardiau neu lyfrau.

Pa ddata bynnag sydd gennych, taenlen , fel Excel, yn lle gwych i'w storio. Mae Excel wedi ei hadeiladu er mwyn eich helpu i gadw golwg ar ddata ac i ddod o hyd i wybodaeth benodol pan fyddwch am ei gael. Yn ogystal, gyda'i gannoedd o golofnau a miloedd o rhesi, gall taenlen Excel gynnal llawer iawn o ddata .

Mae Excel hefyd yn symlach i'w ddefnyddio na rhaglen gronfa ddata lawn-eang megis Microsoft Access. Gellir cofnodi data yn hawdd i'r daenlen, a gyda dim ond ychydig o gliciau o'r llygoden gallwch chi drefnu eich data a dod o hyd i'r hyn rydych chi ei eisiau.

02 o 08

Creu Tablau a Rhestrau

Mae'r fformat sylfaenol ar gyfer storio data yn Excel yn fwrdd. Mewn tabl, caiff data ei gofnodi mewn rhesi. Gelwir pob rhes yn gofnod .

Unwaith y bydd tabl wedi ei greu, gellir defnyddio offer data Excel i chwilio, didoli a hidlo'r cofnodion i ddod o hyd i wybodaeth benodol.

Er bod nifer o ffyrdd y gallwch ddefnyddio'r offer data hyn yn Excel, y ffordd hawsaf o wneud hynny yw creu yr hyn a elwir yn restr o'r data mewn tabl.

03 o 08

Mynd i'r Data yn gywir

Y cam cyntaf wrth greu tabl yw cofnodi'r data. Wrth wneud hynny, mae'n bwysig sicrhau ei fod wedi'i gofnodi'n gywir.

Mae gwallau data, a achosir gan gofnodi data anghywir, yn ffynhonnell llawer o broblemau sy'n ymwneud â rheoli data. Os yw'r data yn cael ei gofnodi'n gywir yn y dechrau, mae'r rhaglen yn fwy tebygol o roi'r canlyniadau rydych chi eu hangen yn ôl.

04 o 08

Cofnodion Rhesymau

Fel y crybwyllwyd, adnabyddir bod rhesi o ddata yn gofnodion. Wrth gofnodi cofnodion cofiwch gadw'r canllawiau hyn:

• Peidiwch â gadael rhesi gwag yn y tabl sy'n cael ei greu, hyd yn oed rhwng y penawdau a'r rhes gyntaf o ddata.
  
• Gall cofnod gynnwys data am un eitem benodol yn unig.
  
• Rhaid i gofnod gynnwys POB y data hefyd yn y rhestr am yr eitem honno. Ni all fod gwybodaeth am eitem mewn mwy nag un rhes.
  
• Er mwyn creu rhestr, mae angen i dabl o ddata gynnwys o leiaf ddau gofnod data.

05 o 08

Mae Colofnau'n Feysydd

Er y cyfeirir at y rhesi yn y tabl fel cofnodion, gelwir y colofnau'n gaeau . Mae angen pennawd ar bob colofn i nodi'r data y mae'n ei gynnwys. Gelwir y penawdau hyn yn enwau maes.

• Defnyddir enwau meysydd i sicrhau bod y data ar gyfer pob cofnod yn cael ei gofnodi yn yr un dilyniant.
  
• Gwnewch yn siŵr bod yr holl ddata mewn colofn wedi'i gofnodi gan ddefnyddio'r un fformat. Os ydych chi'n dechrau mynd i mewn i rifau fel digid (fel 10 neu 20) cadwch hi i fyny. Peidiwch â newid rhan o ffordd a dechrau rhifau fel geiriau (fel deg neu ugain). Byddwch yn gyson.
  
• Gadewch unrhyw golofnau gwag yn y tabl.
  
• I greu rhestr, mae angen i dabl fod o leiaf ddau golofn o led.

06 o 08

Creu'r Rhestr

Unwaith y bydd y data wedi'i gofnodi i'r tabl, gellir ei drosi i restr . I wneud hynny:

1. Dewiswch unrhyw un cell yn y tabl.
   
2. Dewiswch Restr> Creu Rhestr o'r ddewislen i agor y blwch deialog Creu Rhestr .
   
3. Mae'r blwch deialog yn dangos yr ystod o gelloedd i'w cynnwys yn y rhestr. Os cafodd y tabl ei chreu'n iawn, bydd Excel fel arfer yn dewis yr ystod gywir.
   
4. Os yw'r dewis amrediad yn gywir, cliciwch OK .

07 o 08

Os yw'r Ystod Rhestr yn anghywir

Os, yn ôl rhywfaint o gyfle, mae'r amrediad a ddangosir yn y blwch deialog Rhestr Creu yn anghywir, bydd angen i chi ddarllen yr ystod o gelloedd i'w ddefnyddio yn y rhestr.

I wneud hynny:

1. Cliciwch ar y botwm dychwelyd yn y blwch deialog Rhestr Creu i ddychwelyd i'r daflen waith.
   
2. Mae'r blwch deialog Rhestr Creu yn troi i flwch fach a gellir gweld yr ystod bresennol o gelloedd ar y daflen waith sydd wedi'i hamgylchynu gan y rhostiau marcio.
   
3. Llusgowch ddewiswch gyda'r llygoden i ddewis yr ystod gywir o gelloedd.
   
4. Cliciwch ar y botwm dychwelyd yn y blwch deialog Creu Rhestr fach i ddychwelyd i'r un maint arferol.
   
5. Cliciwch OK i orffen y rhestr.

08 o 08

Y Rhestr

Ar ôl ei greu,

• bydd gan y rhestr ffin dywyll o'i gwmpas.
  
• Bydd saethau i lawr-bwyntio ymyl pob enw'r cae y bydd y bwydlenni galw heibio ar agor wrth glicio arnynt.
  
• Mae'r bwydlenni gostwng yn cynnwys opsiynau ar gyfer didoli'r rhestr gan unrhyw un o'r enwau maes ac am chwilio'r rhestr ar gyfer cofnodion sy'n cydweddu â meini prawf penodol.
  
• Mae rhes wag sy'n cynnwys seren yn cael ei ychwanegu at waelod y rhestr. Gellir ychwanegu data ychwanegol at y rhestr gan ddefnyddio'r rhes newydd hwn.