01 o 08
Defnyddio Ffurflen ar gyfer Mynediad Data yn Excel
Mae defnyddio ffurflen cofnodi data a adeiladwyd yn Excel yn ffordd gyflym a hawdd o fewnbynnu data i gronfa ddata Excel.
Mae defnyddio'r ffurflen yn eich galluogi i:
- dechreuwch fwrdd cronfa ddata newydd neu i ychwanegu cofnodion newydd i un sy'n bodoli eisoes
- sgroliwch trwy gofnodion data un ar y tro
- chwilio am gofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth benodol
- golygu neu ddileu cofnodion unigol os oes angen
Gweler y tiwtorial cysylltiedig: Ffurflen Mynediad Data Excel 2010/2007 .
02 o 08
Ychwanegu'r Enwau Maes Cronfa Ddata
Fel y crybwyllwyd yn flaenorol, yr hyn y mae angen i ni ei wneud i ddefnyddio'r ffurflen gofnodi data yn Excel yw darparu penawdau'r colofn neu enwau caeau i'w defnyddio yn ein cronfa ddata.
Y ffordd hawsaf i ychwanegu enwau'r caeau at y ffurflen yw eu teipio yn y celloedd yn eich taflen waith . Gallwch gynnwys hyd at 32 o enwau maes ar y ffurflen.
Rhowch y penawdau canlynol i mewn i gelloedd A1 i E1:
StudentID
Enw olaf
Cychwynnol
Oedran
Rhaglen
03 o 08
Agor y Ffurflen Mynediad Data
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
- Cliciwch ar gell A2 i'w wneud yn y gell weithredol .
- Cliciwch ar Data> Ffurflen yn y bwydlenni.
- Bydd agor y ffurflen yn cyflwyno blwch neges yn gyntaf gan Excel sy'n cynnwys nifer o opsiynau sy'n gysylltiedig ag ychwanegu penawdau i'r ffurflen.
- Gan ein bod eisoes wedi teipio yn yr enwau maes yr ydym am eu defnyddio fel penawdau y mae'n rhaid i ni eu gwneud yw Cliciwch OK yn y blwch negeseuon.
- Dylai'r ffurflen sy'n cynnwys yr holl enwau maes ymddangos ar y sgrin.
04 o 08
Ychwanegu Cofnodion Data Gyda Ffurflen
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
Unwaith y bydd y penawdau data wedi'u hychwanegu at y ffurflen, mae ychwanegu cofnodion i'r gronfa ddata yn fater teipio yn y data yn y drefn gywir i mewn i feysydd y ffurflen.
Cofnodion Enghreifftiol
Ychwanegwch y cofnodion canlynol i'r gronfa ddata trwy gychwyn y data i feysydd y ffurfiau nesaf i'r penawdau cywir. Cliciwch ar y botwm Newydd ar ôl mynd i mewn i'r cofnod cyntaf er mwyn clirio'r caeau ar gyfer yr ail gofnod.
StudentID : SA267-567
Enw diwethaf : Jones
Cychwynnol : B.
Oedran : 21
Rhaglen : Ieithoedd
StudentID : SA267-211
Enw diwethaf : Williams
Cychwynnol : J.
Oedran : 19
Rhaglen : Gwyddoniaeth
Tip: Wrth fynd i mewn i ddata sy'n debyg iawn fel rhifau adnabod myfyrwyr (dim ond y rhifau ar ôl y dash yn wahanol), defnyddiwch gopi a gludo i gyflymu a symleiddio'r cofnod data.
05 o 08
Ychwanegu Cofnodion Data Gyda'r Ffurflen (Con't)
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
I ychwanegu'r cofnodion sy'n weddill i'r gronfa ddata tiwtorial, defnyddiwch y ffurflen i fynd i weddill y data a geir yn y ddelwedd uchod i gelloedd A4 i E11.
06 o 08
Defnyddio Offer Data y Ffurflen
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
Un o brif broblemau cronfa ddata yw cynnal uniondeb y data wrth i'r ffeil gynyddu maint. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol:
- gosod gwallau data neu ddiweddaru cofnodion unigol
- dileu cofnodion anhygoel neu dyblyg
Mae'r ffurflen mynediad data yn cynnwys nifer o offer ar hyd yr ochr dde sy'n ei gwneud yn hawdd dod o hyd i gywiro a chywiro neu ddileu cofnodion o'r gronfa ddata.
Dyma'r offerynnau hyn:
- Y botymau Dewch o hyd a Dod o hyd i Botymau Nesaf - mae'r rhain yn caniatáu i chi sgrolio ymlaen ac yn ôl drwy'r gronfa ddata un cofnod ar y tro.
- Y botwm Dileu - defnyddir hyn i ddileu cofnodion o'r gronfa ddata.
- Y botwm Adfer - Gellir defnyddio'r botwm hwn i ddadwneud newidiadau i gofnod sy'n cael ei olygu. Weithiau, rydym yn gwneud y newidiadau anghywir mewn cofnod neu hyd yn oed yn golygu'r cofnod anghywir yn gyfan gwbl. Os felly, gellir defnyddio'r botwm adfer i ddadwneud y newidiadau hynny.
- Sylwer: mae'r botwm adfer yn unig yn gweithio cyhyd â bod cofnod yn bresennol ar y ffurflen. Cyn gynted ag y byddwch yn mynd i gofnod arall neu gau'r ffurflen, bydd y botwm adfer yn anactif.
- Mae'r botwm Meini Prawf yn eich galluogi i chwilio'r gronfa ddata ar gyfer cofnodion yn seiliedig ar feini prawf penodol, fel enw, oedran, neu raglen. Mae enghraifft o ddefnyddio'r botwm Meini Prawf wedi'i gynnwys yng ngham nesaf y tiwtorial.
07 o 08
Chwilio am Gofnodion Gan ddefnyddio Un Enw Maes
Mae'r botwm Meini Prawf yn eich galluogi i chwilio'r gronfa ddata ar gyfer cofnodion gan ddefnyddio un neu fwy o enwau maes - fel enw, oedran, neu raglen.
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
- Cliciwch ar y botwm Meini Prawf ar y ffurflen.
- Mae clicio ar y botwm Meini Prawf yn clirio holl feysydd y ffurflen ond nid yw'n dileu unrhyw ddata o'r gronfa ddata.
- Cliciwch ar faes y Rhaglen a theipiwch y Celfyddydau fel yr ydym am chwilio am bob myfyriwr sydd wedi cofrestru yn y rhaglen Celfyddydau yn y coleg.
- Cliciwch ar y botwm Canfod Nesaf . Dylai'r cofnod ar gyfer H. Thompson ymddangos ar y ffurflen wrth iddi gael ei gofrestru yn rhaglen y Celfyddydau.
- Cliciwch ar y botwm Canfod Nesaf yr ail a'r trydydd tro, a dylai'r cofnodion ar gyfer J. Graham a W. Henderson ymddangos ar ôl y llall gan eu bod hefyd wedi'u cofrestru yn y rhaglen Celfyddydau.
Mae cam nesaf y tiwtorial yn cynnwys enghraifft o chwilio am gofnodion sy'n cyd-fynd â meini prawf lluosog.
08 o 08
Chwilio am Gofnodion Gan ddefnyddio Enwau Maes Lluosog
Mae'r botwm Meini Prawf yn eich galluogi i chwilio'r gronfa ddata ar gyfer cofnodion gan ddefnyddio un neu fwy o enwau maes - fel enw, oedran, neu raglen.
Nodyn: Am help gyda'r enghraifft hon, gweler y ddelwedd uchod.
Yn yr enghraifft hon, byddwn yn chwilio am bob myfyriwr sy'n 18 oed ac yn cofrestru yn y rhaglen Celfyddydau yn y coleg. Dim ond y cofnodion hynny sy'n cydweddu'r ddau feini prawf y dylid eu harddangos ar y ffurflen.
- Cliciwch ar y botwm Meini Prawf ar y ffurflen.
- Cliciwch ar y maes oedran a math 18 .
- Cliciwch ar faes y Rhaglen a theipiwch y Celfyddydau .
- Cliciwch ar y botwm Canfod Nesaf . Dylai'r cofnod ar gyfer H. Thompson ymddangos ar y ffurflen ers iddi fod yn 18 oed ac wedi cofrestru yn y rhaglen Celfyddydau.
- Cliciwch ar y botwm Dewiswch Nesaf ail tro a dylai'r cofnod ar gyfer J. Graham ymddangos ers iddo hefyd fod yn 18 oed ac wedi cofrestru yn y rhaglen Celfyddydau.
- Cliciwch ar y botwm Dewiswch Nesaf y trydydd tro, a dylai'r cofnod ar gyfer J. Graham fod yn weladwy o hyd, gan nad oes unrhyw gofnodion eraill sy'n cyd-fynd â'r ddau feini prawf.
Ni ddylid arddangos y cofnod ar gyfer W. Henderson yn yr enghraifft hon oherwydd, er ei fod wedi'i gofrestru yn y rhaglen Celfyddydau, nid yw'n 18 oed felly nid yw'n cydweddu'r ddau feini prawf chwilio.