Tiwtorial Cronfa Ddata Excel 2003

01 o 09

Trosolwg Cronfa Ddata Excel 2003

Weithiau, mae angen inni gadw golwg ar wybodaeth a lle da i hyn mewn ffeil cronfa ddata Excel. P'un a yw'n rhestr bersonol o rifau ffôn, rhestr gyswllt ar gyfer aelodau sefydliad neu dîm, neu gasgliad o ddarnau arian, cardiau neu lyfrau, mae ffeil cronfa ddata Excel yn ei gwneud hi'n hawdd mynd i mewn, storio a dod o hyd i wybodaeth benodol.

Mae Excel wedi ei hadeiladu er mwyn eich helpu i gadw golwg ar ddata ac i ddod o hyd i wybodaeth benodol pan fyddwch am ei gael. Yn ogystal, gyda'i gannoedd o golofnau a miloedd o rhesi, gall taenlen Excel gynnal llawer iawn o ddata.

Gweler hefyd y tiwtorial cysylltiedig: Tiwtorial Cronfa Ddata Cam wrth Gam Excel 2007/2010/2013 .

02 o 09

Tablau Data

Mae'r fformat sylfaenol ar gyfer storio data mewn cronfa ddata Excel yn fwrdd. Mewn tabl, caiff data ei gofnodi mewn rhesi. Gelwir pob rhes yn gofnod .

Unwaith y bydd tabl wedi ei greu, gellir defnyddio offer data Excel i chwilio, didoli a chofnodion hidlo yn y gronfa ddata i ddod o hyd i wybodaeth benodol.

Er bod nifer o ffyrdd y gallwch ddefnyddio'r offer data hyn yn Excel, y ffordd hawsaf o wneud hynny yw creu yr hyn a elwir yn restr o'r data mewn tabl.

I ddilyn y tiwtorial hwn:

• rhowch y data fel y dangosir yn y ddelwedd uchod.

Tip - I nodi'r ID myfyrwyr yn gyflym:

1. Teipiwch y ddau ID cyntaf - ST348-245 a ST348-246 i gelloedd A5 ac A6 yn y drefn honno.
2. Tynnwch sylw at y ddau ID i'w dewis.
3. Cliciwch ar y daflen lenwi a'i llusgo i lawr i gell A13.
4. Dylid gweddill yr ID Myfyriwr i mewn i gelloedd A6 i A13 yn gywir.

03 o 09

Mynd i'r Data yn gywir

Wrth fynd i mewn i'r data, mae'n bwysig sicrhau ei fod wedi'i gofnodi'n gywir. Heblaw rhes 2 rhwng teitl y daenlen a'r penawdau colofn, peidiwch ag adael unrhyw resymau gwag eraill wrth fynd i mewn i'ch data. Hefyd, gwnewch yn siŵr nad ydych chi'n gadael unrhyw gelloedd gwag.

Mae gwallau data, a achosir gan gofnodi data anghywir, yn ffynhonnell llawer o broblemau sy'n ymwneud â rheoli data. Os yw'r data yn cael ei gofnodi'n gywir yn y dechrau, mae'r rhaglen yn fwy tebygol o roi'r canlyniadau rydych chi eu hangen yn ôl.

04 o 09

Mae Cofnodion yn Cofnodion

Fel y crybwyllwyd, mae rhesi o ddata, mewn cronfa ddata yn cael eu galw'n gofnodion. Wrth gofnodi cofnodion cofiwch gadw'r canllawiau hyn:

• Peidiwch â gadael rhesi gwag yn y tabl sy'n cael ei greu, hyd yn oed rhwng y penawdau a'r rhes gyntaf o ddata.
• Gall cofnod gynnwys data am un eitem benodol yn unig.
• Rhaid i gofnod hefyd gynnwys HOLL y data yn y gronfa ddata am yr eitem honno. Ni all fod gwybodaeth am eitem mewn mwy nag un rhes.
  

05 o 09

Colofnau yn Caeau

Er y cyfeirir at y rhesi mewn cronfa ddata Excel fel cofnodion, gelwir y colofnau'n gaeau . Mae angen pennawd ar bob colofn i nodi'r data y mae'n ei gynnwys. Gelwir y penawdau hyn yn enwau maes.

• Defnyddir enwau meysydd i sicrhau bod y data ar gyfer pob cofnod yn cael ei gofnodi yn yr un dilyniant.
• Gwnewch yn siŵr bod yr holl ddata mewn colofn wedi'i gofnodi gan ddefnyddio'r un fformat. Os ydych chi'n dechrau mynd i mewn i rifau fel digid (fel 10 neu 20) cadwch hi i fyny. Peidiwch â newid rhan o ffordd a dechrau rhifau fel geiriau (fel deg neu ugain). Byddwch yn gyson.
• Gadewch unrhyw golofnau gwag yn y tabl.

06 o 09

Creu'r Rhestr

Unwaith y bydd y data wedi'i gofnodi i'r tabl, gellir ei drosi i restr . I wneud hynny:

1. Amlygu celloedd A3 i E13 yn y daflen waith.
2. Cliciwch ar Data> Rhestr> Creu Rhestr o'r ddewislen i agor y blwch deialog Creu Rhestr .
3. Er bod y blwch deialog ar agor, dylai celloedd A3 i E13 ar y daflen waith gael ei hamgylchynu gan y rhychwantau marchogaeth.
4. Os yw'r rhychwantau cerdded yn amgylchynu'r ystod gywir o gelloedd, cliciwch Iawn yn y blwch deialog Rhestr Creu .
5. Os nad yw'r morgrugau yn amgylchynu'r ystod gywir o gelloedd, tynnwch sylw at yr ystod gywir yn y daflen waith ac yna cliciwch Iawn yn y blwch deialog Rhestr Creu .
6. Dylai'r ffin fod wedi'i amgylchynu gan ffin dywyll a bod saethau galw heibio yn cael ei ychwanegu wrth ymyl pob enw maes.

07 o 09

Defnyddio'r Offer Cronfa Ddata

Ar ôl i chi greu'r gronfa ddata, gallwch ddefnyddio'r offer sydd wedi'u lleoli o dan y saethau i lawr ymyl pob enw maes i ddidoli neu hidlo'ch data.

Didoli Data

1. Cliciwch ar y saeth i lawr wrth ymyl enw'r enw Enw olaf .
2. Cliciwch ar yr opsiwn Didoli Ascending i ddidoli'r gronfa ddata yn nhrefn yr wyddor o A i Z.
3. Ar ôl ei ddidoli, dylai Graham J. fod y cofnod cyntaf yn y tabl a dylai Wilson R. fod y olaf.

Hidlo Data

1. Cliciwch ar y saeth i lawr wrth ymyl enw'r maes Rhaglen .
2. Cliciwch ar yr opsiwn Busnes i hidlo unrhyw fyfyrwyr, nid yn y rhaglen fusnes.
3. Cliciwch OK.
4. Dim ond dau fyfyriwr - G. Thompson a F. Smith ddylai fod yn weladwy gan mai nhw yw'r unig ddau sydd wedi'u cofrestru yn y rhaglen fusnes.
5. I ddangos yr holl gofnodion, cliciwch ar y saeth i lawr wrth ymyl enw'r maes Rhaglen .
6. Cliciwch ar yr opsiwn All .
   

08 o 09

Ehangu'r Cronfa Ddata

I ychwanegu cofnodion ychwanegol i'ch cronfa ddata:

• Ychwanegir rhes wag sy'n cynnwys seren (celloedd A14 i E14) i waelod y gronfa ddata pan gaiff ei greu.
• Gellir ychwanegu data ychwanegol at y gronfa ddata gan ddefnyddio'r rhes wag hwn.
• Ychwanegwch y data canlynol:
  
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Gwyddoniaeth

09 o 09

Cwblhau'r Fformatio Cronfa Ddata

Nodyn : Mae'r cam hwn yn golygu defnyddio eiconau sydd wedi'u lleoli ar y bar offer Fformatio , sydd fel arfer wedi'i leoli ar frig sgrîn Excel 2003. Os nad yw'n bresennol, darllenwch sut i ddod o hyd i bariau offer Excel i'ch helpu i ddod o hyd iddo.

1. Amlygu celloedd A1 i E1 yn y daflen waith.
2. Cliciwch ar yr eicon Cyfuno a Chanolfan ar y Bar Offer Fformatio i ganol y teitl.
3. Gyda chelloedd A1 i E1 yn dal i gael eu dewis, cliciwch ar yr eicon Llenwi Lliw ar y Bar Offer Fformatio (mae'n edrych fel peint) i agor y rhestr i lawr y lliw cefndir.
4. Dewiswch Sea Green o'r rhestr i newid lliw cefndir celloedd A1 - E1 i wyrdd tywyll.
5. Cliciwch ar yr eicon Lliw Font ar y Bar Offer Fformatio (mae'n llythyr mawr "A") i agor y rhestr ostwng lliw ffont.
6. Dewiswch Gwyn o'r rhestr i newid lliw y testun mewn celloedd A1 - E1 i wyn.
7. Amlygu celloedd A2 - E2 yn y daflen waith.
8. Cliciwch ar yr eicon Llenwi Lliw ar y Bar Offer Fformatio i agor y rhestr i lawr y lliw cefndir.
9. Dewiswch Gwyrdd Golau o'r rhestr i newid lliw cefndir celloedd A2 - E2 i oleuo gwyrdd.
10. Amlygu celloedd A3 - E14 ar y daflen waith.
11. Dewis Fformat> AutoFformat o'r bwydlenni i agor y blwch deialog AutoFformat .
12. Dewiswch Restr 2 o'r rhestr o opsiynau i fformatio celloedd A3 - E14.
13. Amlygu celloedd A3 - E14 ar y daflen waith.
14. Cliciwch ar opsiwnicon y Ganolfan ar y Bar Offer Fformatio i ganoli'r testun yn y celloedd A3 i E14.
15. Ar y pwynt hwn, os ydych wedi dilyn holl gamau'r tiwtorial hwn yn gywir, dylai'ch taenlen fod yn debyg i'r daenlen a welir yng Ngham 1 y tiwtorial hwn.